Beaucoup d’eau a coulé sous les ponts depuis que Dan Bricklin, alors étudiant à Harvard, a créé en 1978 le tout premier tableur VisiCalc. Le suivant, lancé en 1982 par nul autre que Bill Gates sous le nom de Multiplan, a été un échec commercial. La suite de l’histoire est connue : 42 ans plus tard, Excel de Microsoft demeure le tableur le plus populaire.
Les professionnels de la paie qui aspirent à l’excellence doivent entre autres savoir tirer parti de la technologie. Bien qu’il existe plusieurs moyens de traiter la paie, Excel reste un outil puissant et rentable. Il s’intègre même à d’autres logiciels, notamment comptables ou de gestion des ressources humaines. La maîtrise de ses fonctionnalités vous permet de gagner en efficacité et en précision, ainsi que de contribuer au succès de votre organisation.
L’évolution du simple tableur
Précisons d’abord qu’Excel n’est pas qu’un simple tableur. Il s’agit d’un véritable système intégré qui regroupe une pléthore de possibilités.
Les professionnels qui obtiennent les meilleurs résultats privilégient l’utilisation d’Excel comme un système intégré par rapport à un simple tableur, notamment pour les raisons suivantes :
- L’utilisateur avisé qui a pris le temps d’organiser en amont les données liées à la paie, téléchargées ou entrées, peut entreposer celles-ci dans un tableau qui inclus des champs nommés. Cela facilite la création de rapports plus dynamiques et précis.
- Bien qu’il soit relativement simple de créer des tableaux croisés dynamiques, les gestionnaires peuvent personnaliser les options d’affichage pour que les données synthétisées répondent pleinement à leurs besoins.
Par où commencer?
Excel de Microsoft a été conçu pour être utilisé et développé selon des règles précises. Les utilisateurs qui comprennent ces règles peuvent parfaire intuitivement leur maîtrise du logiciel et de ses possibilités.
Excel offre de nombreuses fonctionnalités accessibles par les moyens suivants :
- Rubans : Les rubans – Insertion, Mise en page, Formules, etc. – comprennent des fonctionnalités classées par famille et par type. Certains rubans ne s’affichent que lorsque vous créez un objet ou un graphique, pour vous permettre de modifier celui-ci.
- Menus contextuels : Quand vous cliquez sur un élément d’Excel, comme une cellule, une colonne ou une ligne, un menu contextuel s’affiche. Les menus contextuels vous permettent souvent d’accéder aux commandes les plus fréquemment utilisées plus rapidement qu’avec les rubans.
- Formules et fonctions : Excel propose de nombreuses formules et fonctions intégrées qui vous aident à automatiser les calculs complexes et à valider les données. Les formules ou fonctions prédéfinies, comme SOMME.SI.ENS, NB.SI.ENS, tout comme les nombreuses fonctions des catégories Date et heure ou encore Recherche et référence, peuvent être exploitées à diverses fins comme le calcul de la rémunération totale ou l’exécution de calculs conditionnels.
- Éléments graphiques : Les graphiques constituent un bon moyen de visualiser vos données pour déceler les tendances, les schémas et les écarts. Les utilisateurs de niveau intermédiaire peuvent créer des graphiques croisés dynamiques à partir de tableaux croisés dynamiques, qui aideront à analyser et à résumer rapidement les ensembles de données complexes. Cela est essentiel pour permettre aux professionnels de la paie de surveiller avec précision les dépenses et les coûts de la main-d’œuvre.
Amélioration des connaissances et compétences
L’évolution technologique ne peut que s’accélérer. Cela entraînera des mises à jour plus fréquentes des logiciels connectés, mais aussi l’apparition de fonctionnalités de plus en plus puissantes. On assiste par ailleurs à un accroissement considérable du volume et de la complexité des données liées à la paie.
Les professionnels de la paie ne doivent pas se laisser distancer. Prévoyez de consacrer dès maintenant et à l’avenir du temps à l’amélioration de vos connaissances et compétences afin de pouvoir assurer l’intégrité des données et la précision des résultats, au profit de votre organisation et de ses employés.
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