Comment centraliser les procédures et les connaissances internes?
Question d’efficacité :
Plusieurs méthodes permettent de centraliser efficacement les procédures et les connaissances internes. L’une d’elles consiste à créer une base de connaissances privée, accessible au moyen d’un agent conversationnel.
Chez SLV Expert, nous avons adopté cette approche pour permettre à nos développeurs de partager leurs expériences et de réutiliser les solutions technologiques déjà développées, plutôt que de repartir de zéro à chaque nouveau projet.
Enjeux :
Les connaissances techniques sont souvent dispersées entre les employés, les fichiers et les projets. Leur centralisation permet de préserver l’expertise de l’entreprise, de faciliter le partage des connaissances et de réduire le temps consacré à rechercher ou à reproduire des solutions existantes.
Défis :
Le principal défi consiste à alimenter et à maintenir une base de connaissances structurée et à jour.
Chez SLV Expert, les développeurs utilisent des fiches standardisées pour documenter leurs réalisations, leurs méthodes et les solutions techniques utilisées. Ces fiches sont ensuite déposées dans une bibliothèque SharePoint privée, accessible aux personnes autorisées.
Technologie :
Microsoft SharePoint permet de centraliser et d'organiser les documents dans un environnement sécurisé.
Un agent conversationnel développé avec Microsoft Copilot permet aux développeurs d'interroger cette base de connaissances en langage naturel et de retrouver rapidement les informations pertinentes.
Conseil du développeur :
Avant de développer un agent conversationnel utilisant des données internes, il est essentiel de bien structurer les emplacements SharePoint et de vérifier les autorisations d'accès.
Les agents Copilot qui exploitent SharePoint respectent généralement les permissions des utilisateurs. Une mauvaise configuration des accès peut donc exposer des informations confidentielles à des personnes qui ne devraient pas les consulter.
La gouvernance documentaire, la confidentialité et la gestion des accès doivent être établies avant le déploiement de l'agent.