Comment permettre à plusieurs employés de travailler sur les mêmes données?
Question d’efficacité :
Permettre à plusieurs employés de travailler sur les mêmes données nécessite d’abord de distinguer le type d’utilisation. Plusieurs personnes peuvent avoir besoin de consulter les mêmes informations, alors que dans d’autres situations, plusieurs utilisateurs doivent également pouvoir saisir ou modifier des données simultanément.
Des applications développées avec Microsoft Power Apps peuvent très bien répondre à un besoin multi-utilisateur. Lorsqu’elles sont notamment reliées à une base de données Dataverse, un grand nombre d’utilisateurs peuvent accéder à l’application et travailler avec les mêmes données.
Dans un contexte de bureautique, des fichiers Excel ou Word sans instructions programmées peuvent également être utilisés en coédition. Plusieurs utilisateurs peuvent alors travailler simultanément dans un même document.
Enjeux :
Le nombre d’utilisateurs et surtout la façon dont ils interagissent avec les données doivent être considérés dès le choix de la technologie.
Il faut notamment distinguer les utilisateurs qui ont uniquement besoin de consulter les données de ceux qui doivent les modifier ou en ajouter. Une solution permettant à plusieurs personnes de consulter simultanément de l’information n’a pas nécessairement besoin de la même architecture qu’une application dans laquelle plusieurs utilisateurs effectuent simultanément de la saisie.
Défis :
Il faut être particulièrement prudent avec les applications développées dans Excel avec Visual Basic pour Applications (VBA) lorsqu’elles sont utilisées en mode multi-utilisateur. Les instructions programmées et les modifications simultanées peuvent créer des problèmes et rendre ce type d’architecture inapproprié pour certains besoins.
Il ne faut donc pas simplement déterminer combien de personnes utiliseront la solution, mais également combien d’entre elles devront saisir ou modifier des données simultanément.
Technologie :
Le choix technologique doit tenir compte dès le départ du nombre d’utilisateurs qui accéderont simultanément aux données et du type d’accès dont ils auront besoin.
Power Apps combiné à Dataverse constitue une architecture particulièrement adaptée lorsqu’un grand nombre d’utilisateurs doivent saisir et modifier des données. Pour des documents bureautiques sans programmation, les fonctions de coédition de Microsoft 365 peuvent également permettre à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément.
Excel et VBA demeurent très efficaces pour de nombreux besoins, mais une application Excel programmée ne devrait pas être utilisée en mode multi-utilisateur sans avoir soigneusement analysé son architecture.
Conseil du développeur :
Lorsque plusieurs utilisateurs ont besoin de consulter simultanément les mêmes données sans nécessairement les modifier, il n’est pas toujours nécessaire qu’ils travaillent dans le même fichier.
Il est possible de créer un fichier distinct pour chaque utilisateur et d’utiliser Power Query pour que chacun récupère les données provenant d’une même source d’information. Chaque utilisateur peut ainsi actualiser son fichier et consulter les informations dont il a besoin sans intervenir directement dans le fichier ou la source utilisée par les autres.
La distinction entre plusieurs utilisateurs en lecture et plusieurs utilisateurs en lecture et écriture est donc essentielle. Elle peut complètement changer l’architecture de la solution et le choix des technologies.