Quelle est la meilleure façon de suivre les tâches d’une équipe?
Question d’efficacité :
Le suivi des tâches d'une équipe peut rapidement devenir complexe lorsque plusieurs employés travaillent simultanément sur différents dossiers, projets ou demandes internes. Les informations sont souvent réparties entre des fichiers Excel, des courriels et différentes applications, ce qui complique la coordination et le suivi des échéances.
La mise en place d'un système centralisé permet de regrouper les tâches dans une interface commune, d'identifier les responsables, de suivre les échéances et de connaître leur état d'avancement.
L'automatisation permet également de créer des tâches à partir de demandes reçues, d'attribuer les responsabilités selon des règles prédéfinies et de transmettre des notifications lorsque certaines actions sont nécessaires.
Les gestionnaires peuvent ainsi consulter en temps réel les travaux en cours, identifier les retards, visualiser la répartition des tâches et intervenir rapidement lorsque des ajustements sont nécessaires.
Enjeux :
Le principal enjeu consiste à centraliser les informations relatives aux tâches afin d'assurer leur disponibilité, leur fiabilité et leur mise à jour.
Chaque tâche doit pouvoir être associée à un responsable, une priorité, une échéance, un statut et, lorsque nécessaire, un projet ou un client. Il faut également pouvoir conserver un historique des interventions et des changements apportés.
Le système doit permettre à plusieurs employés de travailler simultanément, tout en contrôlant les droits d'accès aux informations confidentielles.
La capacité de relier les tâches à d'autres données de l'entreprise représente également un avantage important. Une tâche peut notamment être associée à une demande de service, à un dossier client, à un projet ou à un processus d'approbation.
Défis :
Le principal défi consiste à structurer les données de manière à permettre un suivi efficace sans imposer aux employés une saisie d'informations excessive.
Les tâches peuvent comporter différents niveaux de complexité, nécessiter plusieurs interventions ou dépendre de la réalisation d'autres activités. Le système doit pouvoir gérer ces situations tout en conservant une interface simple.
La synchronisation des informations constitue également un défi lorsque les tâches proviennent de plusieurs sources, notamment des courriels, des formulaires, des applications internes ou des bases de données.
Il faut également prévoir les mécanismes permettant de détecter les retards, de gérer les changements de responsables et d'actualiser automatiquement les indicateurs de suivi.
Technologie :
Microsoft Power Apps permet de développer une application personnalisée de gestion des tâches, accessible à partir d'un navigateur ou d'un appareil mobile. Les employés peuvent consulter les tâches qui leur sont attribuées, modifier leur statut, inscrire leurs commentaires et joindre des documents.
Les données peuvent être enregistrées dans Microsoft SharePoint ou Dataverse, selon la complexité de la solution. Dataverse devient particulièrement intéressant lorsque les tâches doivent être reliées à plusieurs tables, notamment celles des projets, des clients, des employés et des interventions.
Microsoft Power Automate permet d'automatiser la création et l'attribution des tâches à partir de différents événements. Par exemple, la réception d'une demande dans une application interne peut déclencher automatiquement la création d'une tâche, son attribution à un responsable et l'envoi d'une notification dans Microsoft Teams ou Outlook.
Des flux automatisés peuvent également effectuer des rappels avant les échéances, signaler les retards, déclencher des approbations ou modifier le statut d'une tâche lorsque certaines conditions sont respectées.
Microsoft Power BI permet de développer un tableau de bord présentant la répartition des tâches par employé, les échéances à venir, les tâches en retard, les délais de traitement et les volumes d'activités par projet ou par service.
L'intégration de ces technologies permet de créer un environnement de gestion des tâches adapté aux processus de l'organisation, avec une mise à jour centralisée des données et des indicateurs.
Conseil du développeur :
Pour développer un système efficace, commencez par créer une table centralisée contenant les informations essentielles de chaque tâche : identifiant unique, description, responsable, date de création, échéance, priorité et statut.
Prévoyez des relations avec les autres données de l'entreprise afin de pouvoir rattacher les tâches aux projets, aux clients ou aux demandes qui les ont générées.
Automatisez en priorité les opérations répétitives, notamment la création des tâches, leur attribution, les notifications et les rappels d'échéance. Évitez de demander aux employés de saisir manuellement des informations déjà disponibles dans d'autres systèmes.
Privilégiez une interface qui présente automatiquement à chaque employé les tâches dont il est responsable, tout en offrant aux gestionnaires une vue consolidée de l'ensemble des activités.
Enfin, concevez la solution de manière évolutive. Une application initialement destinée au suivi des tâches peut progressivement intégrer la gestion des demandes, le suivi des projets, les approbations et les tableaux de bord de performance, sans devoir reconstruire l'ensemble du système.