L’Automatisation avec Excel VBA, BI en temps de pénurie de main-d’œuvre.
L’année se termine bientôt, il est temps de se faire un petit échantillonnage de quelques mandats effectué par notre équipe de développeur et de soutien technique cette année. Un petit résumé utile pour les entreprises qui souhaitent avoir des exemples de gains de productivité concrets et d’automatisations réalisées avec Excel VBA BI.
Exemple de Mandat relié à la gestion d’opération
• Le commerce électronique prend de l’ampleur. Plusieurs entreprises ont demandé d’automatiser la gestion des produits incluant l’ensemble des caractéristiques de façon à automatiser leurs sites web transactionnels.
Solution : Un utilitaire Excel bien conçu, utilisant des chargements automatiques et de la mise en forme avec Power Query. Des constantes de calculs isolés et des instructions programmées en Visual basic (VBA)
Exemple de Mandat relié à la santé
• En cette année de pandémie, un tableau de bord personnalisé qui démontre des statistiques précises reliées à des indicateurs de performances.
Solution : Le complément Power Query pour télécharger et mettre en forme des données de plusieurs sources différentes, tandis que Power Pivot nous permet de faire des mesures de calculs précises en fonction d’indicateurs de performance, le tout dans Microsoft Power BI.
La finalité : ces des tableaux de bord interactifs sont rendus disponibles pour des utilisateurs spécifiques.
Exemple de Mandat relié à la comptabilité
• Mise en œuvre de la norme comptable IFRS17
La nouvelle norme IFRS17 qui touche le secteur des assurances modifie fondamentalement les méthodes comptables et la présentation de l’information financière. Elle a d’importantes répercussions sur les processus et indirectement sur les impôts, les produits et les placements.
Solution : L’utilisation de Microsoft Power Query à l’intérieur de Microsoft Excel permet à l’étape de conception du projet de détailler les différents chargements nécessaires avant d’automatiser les transformations plus tard dans le processus Microsoft Excel, qui est le parfait logiciel pour valider les résultats. À l’étape suivante, Excel peut être utilisé pour valider en parallèle les résultats provenant de sources différentes. Finalement, nous élaborons des rapports de contrôle et gênerons les résultats finaux.
Exemple de mandat relié au secteur de la construction
• Automatisation des devis (soumission)
Plusieurs entreprises de construction et d’ingénierie nous ont demandé d’automatiser la création de devis, chaque projet a des caractéristiques propres reliées à leurs spécialités, mais la méthode est similaire. Que ce soit nos clients en rénovation de cuisine et salle de bain, notre expert en isolation, nos clients spécialisés dans les toitures, un fabricant de kioske de présentation ou les fabricants de maisons préusinées et de chalets : la structure de la solution est similaire.
Solution : Un utilitaire Excel développé en Visual Basic for Application (VBA). Tous les utilitaires ont un système de navigation, une feuille de saisie détaillée, un onglet masque pour les paramètres (liste déroulante, prix coûtant, calcul de la marge de profit, ensuite une série de rapports sur mesures développés tels que le devis soumis au client, les annexes, les bons de travail, bon d’achat et bien entendu un mécanisme d’exportation en format PDF.
Exemple de mandat relié aux organismes à but non lucratif (OBNL)
• Reddition de compte
Plusieurs organismes à but non lucratif doivent périodiquement répondre aux exigences des différents gouvernements. Régulièrement, il s’agit de statistiques détaillées, cumulant les activités réalisées pour les bénéficiaires comparées aux données historiques, en évaluant le coût des services rendus versus le coût des frais administratifs. Ces rapports incluent fréquemment des zones de commentaires.
Solution : Fréquemment, nous automatisons un ou des chargements de données pour les statistiques et parfois les données du système comptable. À l’aide du langage de programmation VBA, nous créons les rapports sur mesure qui sera simplement acheminés au gouvernement.
Conclusion : En cette période de pénurie de main-d’œuvre qui affecte beaucoup d’entreprises québécoises, les compléments Power, le langage de programmation Visual Basic for Application ainsi que Microsoft Power BI nous permettent d’automatiser des tâches récurrentes.