Comment accélérer la préparation des propositions commerciales?
Question d’efficacité :
Il existe différentes méthodes pour accélérer la préparation des propositions commerciales. Une première approche consiste à répertorier à l’avance les différentes clauses pouvant être utilisées dans une proposition.
Il est ensuite possible de développer un formulaire dans lequel l’utilisateur sélectionne, à l’aide de boutons d’option ou de cases à cocher, les clauses qui doivent apparaître. Une procédure programmée génère alors automatiquement la proposition en intégrant le nom du client, les produits ou services proposés ainsi que les clauses sélectionnées.
La mise en forme peut également être automatisée afin de produire rapidement un document uniforme et professionnel, sans avoir à reconstruire chaque proposition manuellement.
Enjeux :
Deux approches principales peuvent être envisagées. La première consiste à utiliser un fichier modèle. Chaque nouvelle proposition est créée à partir de ce modèle et devient ensuite un fichier distinct pour le client concerné.
La deuxième approche consiste à développer un utilitaire unique servant à produire l’ensemble des propositions. Les informations sont alors conservées dans une base de données permettant d’enregistrer et de retrouver les différentes propositions.
Le choix entre un fichier par proposition et un utilitaire centralisé dépend notamment du volume de propositions, du nombre d’utilisateurs et de la façon dont l’entreprise travaille.
Défis :
Le nombre d’utilisateurs constitue un élément important dans le choix de la solution. Il faut également considérer leurs compétences, leur environnement de travail et la façon dont ils accèdent à l’outil.
Les solutions utilisant Visual Basic pour Applications (VBA) doivent notamment être réfléchies différemment dans un environnement multi-usager. Lorsque plusieurs représentants doivent préparer simultanément des propositions ou lorsqu’ils travaillent régulièrement à l’extérieur du bureau, une solution centralisée peut être plus appropriée.
Technologie :
Microsoft Excel et Visual Basic pour Applications (VBA) constituent une combinaison efficace pour automatiser la création de propositions commerciales. Ils permettent notamment de créer des formulaires de sélection, d’appliquer des règles, de générer les documents et d’en contrôler la mise en forme.
Une application Power Apps peut également être développée lorsque le contexte nécessite une solution plus adaptée à plusieurs utilisateurs ou à une utilisation mobile.
Conseil du développeur :
Le coût et la complexité d’une application Power Apps peuvent être différents de ceux d’un utilitaire Excel VBA. Le choix de la technologie devrait donc être guidé par la façon dont les propositions sont réellement préparées.
Si plusieurs représentants travaillent sur la route et doivent préparer leurs propositions à partir de différents appareils ou emplacements, une application Power Apps peut être privilégiée. Si les propositions sont principalement préparées au bureau puis transmises aux clients par courriel, un utilitaire Excel VBA utilisant un fichier modèle peut être amplement suffisant.
Évitez donc de choisir la technologie avant d’avoir analysé le processus de vente. La solution la plus simple qui répond adéquatement au besoin est souvent celle qui offrira le meilleur retour sur investissement.