Quelle est la meilleure façon d’automatiser la préparation des devis?
Question d’efficacité :
Le niveau de détail nécessaire à la préparation d’un devis varie considérablement selon le secteur d’activité et la nature des produits ou services offerts. Une entreprise de construction, par exemple, ne décompose pas ses coûts et ses travaux de la même manière qu’une entreprise de services.
Une approche efficace consiste d’abord à isoler les éléments qui servent au calcul du devis dans une section de constantes de calcul. On peut y retrouver notamment les matières premières, les coûts, les temps de main-d’œuvre et les différents paramètres nécessaires à la réalisation d’un travail. Le produit ou le service peut ainsi être décomposé en plusieurs éléments que l’organisation pourra modifier facilement lorsque les prix, les temps requis ou d’autres paramètres évoluent.
Un formulaire de saisie dynamique permet ensuite au représentant ou à l’évaluateur de recueillir l’information nécessaire auprès du client. Les questions peuvent évoluer selon les réponses précédentes afin de préciser progressivement le travail à réaliser. Les renseignements recueillis sont alors comparés aux constantes de calcul afin d’établir automatiquement le coût des travaux.
À partir du même calcul, plusieurs documents peuvent être produits : le devis ou la soumission destiné au client, le bon de travail pour l’équipe qui réalisera le mandat ou encore un document permettant de commander les matières premières nécessaires.
Enjeux :
Le premier enjeu consiste à déterminer le niveau de détail réellement nécessaire au calcul. Les paramètres doivent être suffisamment précis pour produire un devis fiable, tout en demeurant faciles à maintenir lorsque les prix, les coûts ou les méthodes de travail changent.
Il faut également déterminer qui peut consulter ou modifier les constantes de calcul. Certaines de ces informations peuvent représenter un savoir-faire ou des données que l’organisation ne souhaite pas rendre accessibles à tous ses représentants.
La langue constitue également un élément à prévoir lorsque les devis doivent être produits en français ou en anglais. Les formulaires et les rapports peuvent exister dans les deux langues tout en utilisant les mêmes constantes de calcul.
Défis :
La qualité de l’automatisation dépend en grande partie de la façon dont le produit ou le service est décomposé. Il faut identifier les matières premières, les étapes, les temps de travail et les paramètres qui influencent réellement le prix afin que le calcul puisse s’adapter aux différentes situations.
Le formulaire de saisie doit également être conçu pour guider l'utilisateur sans l’obliger à répondre à des questions inutiles. Un formulaire dynamique peut faire apparaître ou préciser certaines questions selon les réponses déjà fournies.
Enfin, il faut prévoir la production des différents documents et déterminer lesquels doivent être protégés contre les modifications. Une sortie en format PDF permet notamment de transmettre un devis ou un bon de travail dans un format qui n’est pas destiné à être modifié.
Technologie :
Deux approches peuvent notamment être utilisées.
Une première solution consiste à développer un utilitaire dans Excel, avec VBA pour automatiser le fonctionnement et, lorsque nécessaire, Power Query pour récupérer des données provenant d’autres sources. Les constantes de calcul, le formulaire de saisie, les calculs et les différents rapports peuvent alors être regroupés dans un même outil. Certaines feuilles de calcul peuvent être masquées afin que l’utilisateur travaille uniquement avec les parties de l’outil dont il a besoin.
Une seconde approche consiste à utiliser Power Apps pour créer les formulaires de saisie accessibles à partir d’un ordinateur ou d’une tablette. Les paramètres, les matières premières et les constantes de calcul peuvent alors être administrés de façon centralisée pour l’ensemble des représentants.
Les données peuvent être enregistrées dans Dataverse, ce qui permet aux différents représentants de travailler avec une même base de données. L’information devient disponible pour l’organisation dès sa saisie, sans devoir attendre le retour du représentant au bureau.
Conseil du développeur :
Avant de développer l’outil, déterminez à laquelle des deux grandes familles votre processus de devis appartient.
La première est celle du devis de type modèle : un formulaire est utilisé pour préparer le devis d’un client ou d’un projet à la fois. Cette approche peut convenir lorsqu’on souhaite principalement automatiser le calcul et la production des documents.
La seconde repose sur une base de données centralisée, dans laquelle les clients, les projets et les devis sont conservés dans un même environnement. Cette approche permet non seulement de préparer les devis, mais également d’exploiter l’historique des données afin de produire des statistiques de performance pour les représentants et pour l’organisation.
Ce choix devrait être fait dès le départ, puisqu’il influence directement la façon dont l’outil sera structuré et dont les données pourront être utilisées par la suite.