Peut-on automatiser la préparation des états financiers internes?
Question d’efficacité :
Oui. La préparation d’états financiers internes ou externes repose essentiellement sur la même logique. Les données de la charte de comptes sont regroupées afin de présenter l’information sous la forme d’états financiers ou de rapports de résultats.
Une table de correspondance peut notamment être utilisée pour associer différents comptes du grand livre à des catégories communes. Cette méthode permet de réduire le niveau de détail présenté et de regrouper plusieurs comptes sous une même rubrique financière.
Une fois cette structure établie, la préparation des états financiers internes peut être automatisée afin de faciliter leur production périodique.
Enjeux :
Avant de produire les états financiers, il faut s’assurer que toutes les données nécessaires sont disponibles et que la période concernée est suffisamment complète.
Il serait problématique de produire les états financiers d’un mois avant la fin de la période ou avant que toutes les transactions nécessaires soient accessibles.
Nous recommandons donc d’inscrire automatiquement la date de création du rapport dans son pied de page. Cette information permet de savoir précisément à quel moment les états financiers ont été générés et constitue une mesure de contrôle supplémentaire lors de leur consultation.
Défis :
Les données nécessaires à la préparation des états financiers peuvent provenir de plusieurs sources.
Power Query permet de récupérer ces différentes données, tandis que le langage M permet de les transformer et de les mettre sous une forme commune avant leur utilisation.
Cette étape est particulièrement importante lorsque les données proviennent de systèmes différents. Elles doivent souvent être restructurées ou uniformisées avant de pouvoir être regroupées et utilisées dans la production automatisée des rapports.
La page Services – Rapports de SLV Expert présente également différents exemples de rapports pouvant être préparés pour les besoins internes d’une organisation.
Technologie :
Une bonne maîtrise de Power Query et de son langage M permet d’automatiser une partie importante de la préparation des données nécessaires aux états financiers internes.
Power Pivot peut ensuite être utilisé pour structurer le modèle de données et effectuer les calculs nécessaires aux rapports.
Ces compétences permettent également aux utilisateurs responsables des rapports de développer une plus grande autonomie et de réaliser certaines automatisations sans dépendre systématiquement d’un service informatique.
Conseil du développeur :
Développer les compétences nécessaires à la préparation et à l’automatisation des données peut permettre à l’organisation de devenir plus autonome dans la production de ses rapports financiers.
La formation Power Query et Power Pivot pour contrôleurs et analystes offerte par SLV Expert constitue un bon point de départ pour apprendre à récupérer, structurer et exploiter les données.
Pour approfondir Power Query, la formation Power Query niveau 2 permet d’aller plus loin dans la préparation et la transformation des données.
Pour approfondir Power Pivot, la formation Fonctions DAX pour Power Query et Power BI permet de développer les connaissances nécessaires à la création de calculs plus avancés.
Ces formations permettent progressivement de développer l’autonomie nécessaire pour construire, automatiser et faire évoluer les rapports financiers internes en fonction des besoins de l’organisation.