Peut-on automatiser la production des rapports financiers?
Question d’efficacité :
Oui, la production des rapports financiers peut être automatisée. Les données financières possèdent naturellement plusieurs éléments qui facilitent leur structuration, notamment les périodes et les comptes de grand livre.
Les périodes permettent de segmenter les données dans le temps et de produire des états financiers pour une période déterminée. Les numéros de comptes de grand livre peuvent également être utilisés pour structurer l’information. Ils sont souvent composés d’une série de chiffres dont les premiers caractères permettent d’identifier une catégorie de comptes et de regrouper automatiquement les données pour obtenir un affichage dynamique.
Ces caractéristiques permettent de construire des rapports financiers qui s’actualisent à partir des données disponibles plutôt que de devoir les reconstruire manuellement à chaque période.
Enjeux :
Un enjeu fréquent apparaît lorsque les différentes sources n’utilisent pas la même charte de comptes. Une entreprise peut, par exemple, utiliser une charte de comptes pour ses données réelles et une autre pour ses données budgétaires.
Une table de correspondance peut alors être créée afin d’établir les liens entre les différents comptes et de permettre leur regroupement dans un même rapport.
Cette situation se présente également lors de la consolidation des états financiers de plusieurs entreprises. Lorsque les différentes entités n’utilisent pas exactement la même structure comptable, une table de correspondance permet d’uniformiser les comptes avant de produire les états financiers consolidés.
Défis :
Lorsque les données proviennent de plusieurs sources, certaines transformations sont généralement nécessaires avant de pouvoir les comparer ou les regrouper.
Les dates en sont un bon exemple. Deux sources peuvent enregistrer leurs dates dans des formats différents qui ne sont pas directement compatibles. Il faut alors les transformer afin d’obtenir une structure commune avant de pouvoir les utiliser dans les mêmes calculs et les mêmes rapports.
Power Query permet de télécharger et de fusionner les différentes sources de données. Son langage M permet également d’effectuer les transformations nécessaires, notamment pour uniformiser les champs de dates et rendre les données comparables.
Technologie :
Power Query est particulièrement bien adapté à l’automatisation des rapports financiers. Il permet de récupérer les données provenant de différentes sources, de les transformer, de les fusionner et de les préparer avant leur utilisation dans les états financiers.
Lorsque des besoins particuliers d’affichage ou d’automatisation sont nécessaires, VBA peut compléter le processus. Ce langage de programmation intégré à Microsoft Excel permet notamment d’automatiser certaines actions et de personnaliser le fonctionnement ou la présentation des rapports.
La combinaison d’Excel, Power Query et VBA permet ainsi de créer des rapports financiers dynamiques qui peuvent être actualisés à partir des nouvelles données.
Conseil du développeur :
L’automatisation d’états financiers exige beaucoup de rigueur. La rapidité de production ne doit jamais se faire au détriment de l’intégrité des données.
Il est donc très rare que nous automatisions des états financiers sans prévoir également un rapport de contrôle. Si les états financiers sont produits par période, par exemple, le rapport de contrôle doit permettre de vérifier que l’ensemble des périodes correspond bien au total de l’année. Ces vérifications permettent de confirmer que les données utilisées et les résultats produits demeurent cohérents.
Pour conserver le maximum de flexibilité, privilégiez également des rapports utilisant une date de début et une date de fin plutôt que de créer un rapport différent pour chaque mois ou chaque période.
Un même rapport peut ainsi produire les résultats correspondant à la période sélectionnée. Cette approche rend les états financiers plus dynamiques et permet de répondre plus facilement aux besoins futurs sans multiplier inutilement les rapports.