Comment simplifier et automatiser les rapports de dépenses?
Question d’efficacité :
Un rapport de dépenses ne sert pas uniquement à demander un remboursement. Il doit également permettre d’appliquer certains contrôles, notamment pour vérifier qu’une dépense respecte les seuils autorisés, déterminer son imputation comptable et calculer correctement les taxes pouvant être récupérées.
Une bonne automatisation permet de simplifier la saisie pour l’employé tout en préparant automatiquement les informations dont la comptabilité a besoin. À partir des dépenses saisies, il est possible de déterminer les imputations comptables, de calculer les taxes et de produire les informations nécessaires au remboursement.
Enjeux :
Il faut d’abord déterminer le processus d’autorisation. Dans certaines organisations, l’employé fait simplement approuver son rapport de dépenses par son supérieur immédiat. Dans d’autres, plusieurs niveaux hiérarchiques peuvent intervenir avant que le document soit transmis à la comptabilité.
Il faut également déterminer à quel moment les contrôles seront effectués : lors de la saisie, au moment de l’approbation ou par la comptabilité avant l’émission du remboursement.
Défis :
Les règles peuvent devenir plus complexes lorsqu’une organisation regroupe plusieurs entreprises ou entités. Les règles fiscales et les méthodes de récupération des taxes peuvent alors varier selon l’entreprise à laquelle la dépense doit être attribuée.
Il faut donc prévoir des règles suffisamment précises pour que les taxes, les catégories de dépenses et les imputations comptables soient traitées correctement, tout en conservant un processus simple pour l’utilisateur.
Technologie :
Un rapport de dépenses peut être automatisé avec des technologies relativement simples. Un formulaire Excel standardisé peut permettre à l’employé de saisir ses dépenses dans une grille structurée. Des règles et du Visual Basic pour Applications (VBA) peuvent ensuite déterminer automatiquement les imputations comptables, effectuer certains contrôles et préparer le montant du remboursement.
Le résultat peut prendre la forme d’un tableau regroupant les écritures ou les imputations nécessaires ainsi que le paiement à effectuer, ce qui réduit considérablement la ressaisie par la comptabilité.
Conseil du développeur :
Si votre organisation utilise des formulaires Excel standardisés pour les rapports de dépenses, Power Query peut ensuite servir à récupérer et à consolider automatiquement les différents fichiers. Vous obtenez ainsi une vue d’ensemble des rapports de dépenses sans avoir à ouvrir et à regrouper manuellement chaque document.
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