Comment simplifier les processus d’approbation grâce à l’automatisation?
Question d’efficacité :
Les processus d’approbation permettent notamment d’assurer une séparation des tâches et de mieux répartir les responsabilités et les risques à l’intérieur d’une organisation.
Plutôt que de gérer manuellement les demandes et les autorisations, il est possible d’automatiser une partie importante du processus. Une demande peut être dirigée vers la bonne personne, approuvée ou refusée, puis transmise automatiquement à l’étape suivante lorsque plusieurs niveaux d’autorisation sont nécessaires.
L’automatisation permet ainsi de structurer le processus d’approbation tout en facilitant son utilisation au quotidien.
Enjeux :
La première étape consiste à déterminer combien de niveaux d’approbation sont nécessaires.
Un processus peut comporter un seul niveau d’autorisation ou nécessiter deux, trois niveaux ou davantage selon la nature de la demande et la structure de l’organisation.
Ces différents niveaux peuvent être associés à des rôles. Il faut donc définir clairement les rôles qui interviennent dans le processus et déterminer dans quel ordre les différentes approbations doivent être obtenues.
Cette réflexion permet de reproduire correctement la hiérarchie d’approbation avant de commencer son automatisation.
Défis :
Définir le nombre de niveaux hiérarchiques ne suffit pas. Il faut également déterminer précisément qui supervise qui.
Une méthode relativement simple consiste à maintenir une liste des employés ou des utilisateurs et à associer à chacun d’eux la personne responsable de son approbation. Une colonne peut, par exemple, identifier le superviseur correspondant à chaque utilisateur.
Cette structure doit toutefois demeurer facile à modifier. Les organisations évoluent : des employés changent de poste, les responsabilités sont redistribuées et les gestionnaires peuvent changer.
Le processus automatisé doit donc être conçu pour permettre de modifier facilement les relations entre les utilisateurs et leurs approbateurs sans avoir à refaire toute l’automatisation.
Technologie :
Plusieurs technologies Microsoft permettent de gérer les rôles et d’automatiser des processus d’approbation.
Power Apps peut servir à créer une application ou une interface adaptée aux différents utilisateurs et à leurs rôles. Power Automate peut ensuite prendre en charge le processus d’approbation lui-même, notamment l’acheminement des demandes, les approbations, les refus, les notifications et le passage d’une étape à la suivante.
Power BI permet également de gérer différents niveaux d’accès à l’information selon les utilisateurs et les rôles lorsqu’un tableau de bord doit présenter des données différentes selon la personne qui le consulte.
Ces technologies peuvent être combinées lorsque le processus nécessite à la fois de la saisie, des approbations automatisées et une présentation contrôlée de l’information.
Conseil du développeur :
Avant de développer un processus d’approbation, demandez-vous d’abord s’il s’agit d’une opération exceptionnelle ou d’un processus qui sera utilisé régulièrement.
Lorsqu’une approbation est récurrente, il devient beaucoup plus intéressant de développer une véritable automatisation. L’objectif est de disposer d’un outil performant et simple qui reproduit les règles de l’organisation et réduit le temps consacré aux suivis manuels.
Power Apps, combiné au besoin à Power Automate, constitue une approche particulièrement intéressante pour développer ce type de processus. Prévoyez toutefois dès le départ que les rôles, les utilisateurs et les relations hiérarchiques changeront avec le temps. Ces éléments devraient pouvoir être modifiés facilement sans devoir reprogrammer l’ensemble de la solution.
Que votre besoin concerne un processus budgétaire, un tableau de bord Power BI, une application Power Apps ou un processus d’approbation, communiquez avec SLV Expert. Nous pourrons analyser votre processus et vous aider à déterminer la technologie et le niveau d’automatisation les mieux adaptés à votre organisation.