Quels processus administratifs peut-on automatiser?
Question d’efficacité :
Avant de se lancer dans l’automatisation des processus administratifs, il faut d’abord déterminer ce qu’il est réellement avantageux d’automatiser et établir des priorités.
Toutes les tâches administratives ne présentent pas le même potentiel. Certaines sont répétitives, demandent beaucoup de temps et peuvent être automatisées relativement facilement. D’autres nécessitent des efforts de développement importants pour des gains plus limités.
La première étape consiste donc à identifier les processus qui offrent le meilleur potentiel d’amélioration et à déterminer lesquels devraient être automatisés en priorité.
Enjeux :
Le développement informatique comporte des coûts et demande du temps, de l’argent et de l’énergie. Or, l’effort nécessaire peut varier considérablement d’une automatisation à l’autre.
Une bonne approche consiste à commencer par les automatisations qui procurent la plus grande valeur ajoutée pour le moins d’efforts. Les premiers gains obtenus permettent alors de libérer du temps et des ressources qui pourront être consacrés à l’amélioration d’autres processus.
Il n’est donc pas nécessaire de commencer par le processus le plus complexe ou le plus ambitieux. Commencez plutôt par les automatisations qui peuvent générer rapidement des bénéfices concrets pour l’organisation.
Défis :
Avant de développer une automatisation, il faut avoir une bonne compréhension globale du processus, puis être capable d’en comprendre les différentes étapes dans le détail.
Il faut notamment déterminer quelles données sont nécessaires, à quel moment elles deviennent disponibles et comment leur qualité sera contrôlée. Selon le processus, il peut également être pertinent de prévoir des rapports de contrôle permettant de vérifier les résultats produits par l’automatisation.
Une automatisation administrative efficace doit également conserver une certaine simplicité. Évitez de transformer un processus relativement simple en un système excessivement complexe. L’objectif demeure de simplifier le travail et non de déplacer la complexité vers une nouvelle solution.
Technologie :
La technologie à privilégier dépend directement du processus administratif que l’on souhaite automatiser.
Plusieurs outils peuvent être envisagés selon les besoins, notamment Excel, Visual Basic pour Applications (VBA), Power Query, Power Pivot, Power Apps, Power BI et SQL.
Il n’est pas nécessaire d’utiliser toutes ces technologies dans une même solution. Il faut plutôt déterminer celles qui répondent le mieux au processus à automatiser, aux données disponibles et aux résultats recherchés.
Conseil du développeur :
Avant de partir d’une page blanche, prenez le temps de discuter de votre projet avec un développeur qui possède de l’expérience en automatisation.
Le développement et l’optimisation des processus sont des métiers d’expérience. Plus un développeur a réalisé de projets d’automatisation, plus il est en mesure d’évaluer les efforts nécessaires, d’identifier les difficultés potentielles et de reconnaître les risques à éviter avant même de commencer le développement.
Une courte discussion peut parfois permettre de trouver une approche plus simple, de choisir une technologie mieux adaptée ou d’éviter de consacrer beaucoup d’efforts à une solution inutilement complexe.
Prenons un exemple simple. Dans une entreprise de services, la préparation des comptes de dépenses peut facilement être automatisée. Un formulaire peut permettre aux employés de saisir leurs dépenses en sélectionnant des catégories prédéfinies. À chacune de ces catégories peuvent être associés les comptes du grand livre et le traitement des taxes correspondant.
Le compte de dépenses peut ensuite présenter automatiquement, au bas du formulaire, un résumé des imputations comptables à saisir dans le système comptable. L’employé complète son compte de dépenses et la personne responsable de la comptabilité dispose immédiatement des informations nécessaires pour effectuer les écritures.
Il s’agit d’un bon exemple d’une automatisation relativement simple, qui demande un investissement limité et qui permet de gagner du temps tout en améliorant la constance du traitement de l’information.
Si vous avez un processus administratif que vous aimeriez automatiser, vous pouvez communiquer avec SLV Expert pour discuter de votre projet et obtenir un premier avis sur les différentes possibilités.