Comment consolider les données de plusieurs fichiers?
Question d’efficacité :
Lorsqu’on souhaite consolider des données provenant de plusieurs fichiers, la première étape consiste à déterminer si les données possèdent la même structure ou si leur format diffère d’une source à l’autre.
Lorsque les données présentent une structure identique, plusieurs méthodes permettent de les regrouper efficacement. Le choix de la méthode dépend principalement de l’emplacement des données et de la façon dont elles devront être utilisées après leur consolidation.
Une fois consolidées sous forme de base de données, les informations deviennent beaucoup plus faciles à manipuler, à analyser et à utiliser dans différents rapports.
Enjeux :
Lorsque les données possèdent le même format, trois méthodes de consolidation peuvent notamment être utilisées.
La première, et probablement la plus simple, consiste à utiliser des formules multifichiers dans Excel. Ces formules permettent de récupérer des données provenant de plusieurs fichiers et peuvent être combinées à des fonctions comme SOMME ou MOYENNE afin de consolider les résultats.
La deuxième méthode s’applique lorsque plusieurs fichiers de même structure sont regroupés dans un même dossier. Power Query permet alors de sélectionner le dossier comme source et de consolider automatiquement les données contenues dans les différents fichiers.
La troisième méthode concerne les données réparties dans plusieurs onglets d’un même fichier Excel. Power Query peut récupérer les données de chacun de ces onglets et les consolider dans un seul ensemble de données.
Défis :
Le principal défi apparaît lorsque les données à consolider n’ont pas le même format.
Il devient alors nécessaire d’utiliser les différentes étapes de transformation de Power Query et son langage M afin de mettre les données sous une structure commune avant de les consolider.
Une attention particulière doit être portée aux formats des données. Les dates, notamment, peuvent être enregistrées différemment selon les sources et nécessiter des transformations avant de pouvoir être comparées ou regroupées correctement.
Lorsque les structures sont différentes, une table de correspondance peut également être nécessaire afin d’établir les liens entre les différentes données et de les rendre comparables.
Technologie :
Power Query est particulièrement bien adapté à la consolidation de données provenant de plusieurs sources. Il peut être lancé directement à partir de Microsoft Excel et permet de récupérer, transformer et consolider les données.
Lorsque Power Query est utilisé pour effectuer la consolidation, les données peuvent être retournées dans Excel sous la forme d’un tableau structuré, déjà prêt à être manipulé et analysé.
Le langage M permet d’aller plus loin lorsque les données nécessitent des transformations particulières avant leur consolidation.
Power Query fait partie intégrante de Microsoft Excel et, au moment de la rédaction de cette fiche, son utilisation dans Excel ne nécessite pas l’acquisition de droits supplémentaires.
Conseil du développeur :
Ne présumez pas que toutes les données à consolider possèdent exactement la même structure. Vérifiez d’abord les différents formats avant de choisir votre méthode de consolidation.
Lorsque les structures diffèrent, créez au besoin une table de correspondance et utilisez les étapes de transformation du langage M pour uniformiser les données avant de les regrouper.
Pour découvrir des exemples concrets de consolidation, la formation Power Query et Power Pivot pour contrôleurs et analystes offerte par SLV Expert constitue une bonne introduction.
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