Comment automatiser le classement des documents?
Question d’efficacité :
La création et l’envoi de documents sont des actions qui s’automatisent très bien. Il est également possible d’automatiser leur classement afin de réduire les manipulations manuelles et de faciliter leur repérage.
Une approche consiste à créer un agent Copilot capable d’analyser les documents selon une grille préétablie, par exemple leur provenance, leur objet ou le type de fichier joint. Selon les règles définies, l’agent peut déterminer l’action à entreprendre. Power Automate peut ensuite exécuter concrètement le classement du document dans l’emplacement approprié.
Enjeux :
Avant d’automatiser le classement, il faut établir des règles suffisamment précises pour déterminer où chaque document doit être conservé. La provenance, le type de document, son contenu, son objet ou certaines informations qu’il contient peuvent servir de critères de classement.
Il faut également réfléchir à la structure des répertoires et aux droits d’accès afin que les documents soient accessibles aux bonnes personnes tout en protégeant les informations confidentielles.
Défis :
Certains courriels, communications ou documents ne correspondront pas parfaitement aux règles établies. Il faut donc prévoir une règle d’exception permettant d’identifier ces situations et de les diriger vers un traitement particulier plutôt que de risquer de classer automatiquement un document au mauvais endroit.
L’automatisation doit ainsi prévoir non seulement ce qui se produit lorsque les critères sont respectés, mais également ce qui doit arriver lorsqu’un document ne peut pas être classé avec suffisamment de certitude.
Technologie :
Power Automate et les agents Copilot sont particulièrement adaptés à ce type d’automatisation. Un agent Copilot peut contribuer à analyser et à interpréter l’information, tandis que Power Automate permet d’exécuter les actions nécessaires pour déplacer, enregistrer ou classer les documents dans les emplacements prévus.
Selon le processus, ces technologies peuvent notamment être combinées avec Outlook, SharePoint et OneDrive.
Conseil du développeur :
Lorsqu’un rapport ou un document est généré à partir d’Excel avec Visual Basic pour Applications (VBA), il est également possible d’automatiser son enregistrement dans un répertoire précis. Selon le type de fichier généré, différentes mesures de protection peuvent aussi être appliquées afin de contribuer à préserver la confidentialité des informations.
Avant d’automatiser le classement des documents, nous recommandons toutefois de dresser un portrait des différents emplacements où les données et les documents seront conservés. Il faut définir des règles d’accès sécuritaires et privilégier des emplacements qui font l’objet de mécanismes appropriés de sauvegarde et de récupération.