Comment mieux gérer ses courriels grâce à l’automatisation?
Question d’efficacité :
Microsoft Outlook, comme d’autres systèmes de gestion des courriels, permet déjà d’automatiser certaines tâches de classement. L’intelligence artificielle permet maintenant d’aller plus loin en automatisant non seulement le traitement des courriels, mais également le classement des documents qui y sont joints.
L’automatisation peut s’appuyer sur différentes informations, comme le nom de l’expéditeur, l’objet du courriel ou la présence d’une pièce jointe. Ces conditions permettent de déterminer l’action à effectuer et l’endroit où l’information ou le document doit être classé.
Pour rendre le mécanisme facile à maintenir, il est intéressant de créer une table de correspondance regroupant les règles de classement. Dans sa forme la plus simple, cette table peut être créée dans Excel avec, par exemple, une colonne pour l’expéditeur, une pour l’objet du courriel, une pour l’action à effectuer et une pour le chemin d’accès du dossier de destination.
Les règles qui risquent de changer sont ainsi isolées du reste du processus et peuvent être modifiées plus facilement.
Enjeux :
L’enjeu consiste à définir des règles suffisamment précises pour automatiser une partie importante du classement sans tenter de prévoir toutes les situations possibles.
Les expéditeurs, les objets des courriels, les actions à effectuer et les dossiers de destination doivent pouvoir évoluer. Il est donc préférable de conserver ces informations dans une table de correspondance que l’utilisateur pourra ajuster au fil du temps.
Il faut également prévoir dès le départ le traitement des courriels qui ne correspondent à aucune des règles établies.
Défis :
Il est impossible de prévoir toutes les formes que peuvent prendre les courriels reçus. Même avec plusieurs expéditeurs, différents types d’objets et des actions clairement définies, certains messages ne correspondront pas aux conditions initialement prévues.
L’automatisation doit donc être conçue pour gérer ces exceptions. Lorsqu’un nouveau cas se présente, l’utilisateur doit pouvoir préciser la règle à appliquer et faire évoluer progressivement la table de correspondance.
Le défi n’est donc pas de construire dès le départ un système capable de reconnaître tous les courriels, mais plutôt de mettre en place un mécanisme qui pourra être enrichi au fur et à mesure de son utilisation.
Technologie :
Au moment de la rédaction de cette fiche, le 26 septembre 2026, Copilot peut être utilisé pour créer un agent d’intelligence artificielle participant au traitement et au classement de l’information.
Les conditions définies à partir de l’expéditeur, de l’objet du courriel, de la présence d’une pièce jointe ou des règles contenues dans la table de correspondance peuvent ensuite déclencher des actions avec Power Automate.
Power Automate permet notamment d’exécuter le processus et de déposer les informations ou les documents joints dans les dossiers déterminés par les règles établies. Une table Excel peut servir de base de données simple pour conserver les paramètres nécessaires au fonctionnement du processus.
Conseil du développeur :
Ne cherchez pas à prévoir tous les courriels possibles dès la conception de l’automatisation. Il y aura toujours un message qui ne correspondra pas aux expéditeurs, aux objets ou aux conditions qui avaient été prévus.
Prévoyez plutôt une règle générale pour les exceptions, applicable à tous les courriels qui ne correspondent pas à la table de correspondance.
La table doit également pouvoir être modifiée facilement par l’utilisateur. Lorsqu’un nouveau type de courriel apparaît, une nouvelle règle peut ainsi être ajoutée afin de préciser l’expéditeur, l’objet, l’action à effectuer et le dossier de destination. L’automatisation devient alors progressivement plus complète à mesure que de nouvelles situations sont rencontrées.
Soyez également prudent avec les accès accordés à l’automatisation. Celle-ci doit pouvoir déposer les courriels et les documents dans les emplacements prévus de votre environnement de données, mais elle devrait disposer de tous les accès nécessaires, et uniquement des accès nécessaires.
La protection des données et leur confidentialité doivent demeurer prioritaires. Chez SLV Expert, nos spécialistes en cybersécurité nous accompagnent lors de l’implantation de ce type de structure afin de nous assurer que les accès accordés sont adaptés au fonctionnement de l’automatisation tout en protégeant les données du client.