Comment éliminer les copier-coller répétitifs?
Question d’efficacité :
Les copier-coller répétitifs sont souvent le symptôme de fichiers ou de processus mal structurés. Il n’est généralement pas normal de devoir saisir deux fois la même donnée ou de déplacer continuellement des informations manuellement d’un endroit à un autre.
Ces manipulations peuvent souvent être remplacées par une petite procédure programmée qui récupère les données et les place automatiquement au bon endroit.
L’objectif est de passer progressivement de la manipulation manuelle des données dans un tableur à des processus automatisés qui permettent de travailler plus rapidement et plus efficacement.
Enjeux :
Les copier-coller répétitifs représentent un risque important d’erreur. Une mauvaise sélection, une ligne oubliée ou des données copiées au mauvais endroit peuvent compromettre l’intégrité de l’information.
Lorsque ces manipulations sont répétées fréquemment ou par plusieurs utilisateurs, le risque se multiplie. Les erreurs peuvent ensuite se retrouver dans les rapports, les analyses ou les documents utilisés par l’organisation.
Au-delà du temps consacré à ces opérations, leur automatisation contribue donc également à améliorer l’intégrité des données et à réduire les risques associés aux manipulations manuelles.
Défis :
Toutes les organisations ne disposent pas à l’interne d’une personne capable de programmer les solutions nécessaires pour éliminer ces manipulations.
Il faut toutefois distinguer les automatisations qui nécessitent réellement du développement de celles qui peuvent être réalisées directement par un utilisateur avec des outils relativement simples.
Avant de continuer à effectuer les mêmes copier-coller manuellement, il est donc pertinent de vérifier si l’opération peut être enregistrée ou automatisée facilement.
Technologie :
Visual Basic pour Applications, ou VBA, intégré à Microsoft Excel, permet de programmer des procédures capables d’automatiser de nombreuses manipulations répétitives.
Pour des besoins plus simples, Excel offre également l’enregistreur de macro-commandes. Celui-ci permet d’enregistrer une série d’actions réalisées par l’utilisateur et de les reproduire automatiquement par la suite.
Il n’est donc pas toujours nécessaire de développer immédiatement une solution complexe pour commencer à éliminer certaines manipulations répétitives.
Conseil du développeur :
L’enregistreur de macro-commandes d’Excel constitue une excellente façon de commencer à automatiser des tâches sans avoir à maîtriser la programmation.
Le principe est relativement simple : démarrez l’enregistreur, exécutez étape par étape les manipulations que vous souhaitez automatiser, puis arrêtez l’enregistrement. La macro ainsi créée peut ensuite être associée à un bouton afin de reproduire les mêmes opérations lorsque vous en avez besoin.
Pour apprendre à utiliser cette fonctionnalité correctement, la formation sur les macro-commandes offerte sur le portail de formation de SLV Expert permet de découvrir comment enregistrer et exécuter des macros afin d’automatiser certaines tâches répétitives dans Excel.
Avant d’effectuer pour la centième fois le même copier-coller, demandez-vous donc si cette série de manipulations pourrait plutôt être exécutée automatiquement. Une petite automatisation peut parfois éliminer définitivement une tâche répétitive et réduire en même temps les risques d’erreurs.