Comment fonctionnent les licences Microsoft 365?
Question d’efficacité :
Les licences Microsoft 365 permettent de donner à chaque utilisateur accès aux applications et aux services dont il a besoin pour accomplir son travail. Toutes les licences n’offrent toutefois pas les mêmes fonctionnalités et il n’est pas nécessaire que tous les employés d’une organisation disposent exactement de la même licence.
Une bonne stratégie consiste donc à déterminer les besoins réels des différents utilisateurs avant de choisir les licences. L’objectif est de donner accès aux bons outils, aux bonnes personnes, tout en évitant de payer pour des fonctionnalités qui ne seront pas utilisées.
Enjeux :
Microsoft 365 regroupe plusieurs applications et services qui peuvent varier selon le type de licence choisi. Certaines licences donnent principalement accès aux applications de bureautique, alors que d’autres ajoutent des services destinés à la collaboration, à la sécurité, à la gestion des appareils ou à d’autres besoins de l’organisation.
L’enjeu consiste à comprendre ce dont chaque groupe d’utilisateurs a réellement besoin. Une personne qui utilise principalement Outlook, Word et Excel n’a pas nécessairement les mêmes besoins qu’un gestionnaire, un administrateur informatique ou un utilisateur qui doit exploiter des fonctionnalités plus avancées.
Il faut également considérer les nouvelles fonctionnalités qui peuvent nécessiter des licences supplémentaires, notamment certaines fonctionnalités liées à l’intelligence artificielle.
Les organismes à but non lucratif devraient également vérifier les programmes qui leur sont destinés avant de faire l’acquisition de leurs licences. Des licences Microsoft peuvent leur être offertes à prix réduit, ce qui peut permettre de diminuer les coûts liés à leur environnement technologique.
Défis :
Le principal défi est la multiplication des produits, des niveaux de licences et des fonctionnalités disponibles. Deux licences dont les noms semblent similaires peuvent donner accès à des fonctionnalités différentes.
Les besoins peuvent également évoluer. L’arrivée d’un nouvel employé, un changement de fonction ou l’adoption d’un nouvel outil peut nécessiter de revoir la licence attribuée à un utilisateur.
Il faut donc éviter de considérer les licences Microsoft 365 comme une décision prise une seule fois. Elles devraient être réévaluées périodiquement afin de vérifier qu’elles correspondent toujours aux besoins des utilisateurs.
Technologie :
Microsoft 365 regroupe notamment des applications comme Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams et OneNote, auxquelles peuvent s’ajouter différents services infonuagiques et outils de collaboration.
SharePoint et OneDrive permettent notamment d’entreposer et de partager des documents dans l’environnement Microsoft 365. D’autres solutions de l’écosystème Microsoft, comme Power BI, Power Apps, Power Automate ou Copilot, peuvent nécessiter des licences ou des droits d’utilisation particuliers selon les fonctionnalités utilisées.
Le choix d’une licence doit donc être fait en fonction de l’environnement technologique complet de l’utilisateur plutôt qu’en fonction d’une seule application.
Conseil du développeur :
Avant d’acheter des licences Microsoft 365, regroupez vos utilisateurs selon leurs véritables besoins. Il peut être inutile d’attribuer la même licence à tous les employés simplement pour faciliter l’administration.
Commencez par dresser la liste des applications et des fonctionnalités réellement nécessaires pour chaque type d’utilisateur. Vérifiez ensuite quelle licence permet d’y accéder.
Portez également une attention particulière aux fonctionnalités supplémentaires que vous souhaitez déployer. Power BI, Power Apps, Power Automate ou Copilot peuvent modifier les besoins en matière de licences selon la façon dont ces outils sont utilisés dans l’organisation.
Enfin, révisez périodiquement vos licences. Un utilisateur qui change de fonction ou qui n’utilise plus certaines fonctionnalités pourrait ne plus avoir besoin du même niveau de licence. Une gestion régulière permet de mieux adapter l’environnement Microsoft 365 aux besoins réels de l’organisation.