Comment ne plus oublier les échéances des contrats?
Question d’efficacité :
Excel gère très bien le temps et les dates. Il est donc relativement simple de mettre en place des règles permettant d’anticiper les échéances d’un contrat. À partir de la date d’échéance, des rappels peuvent être calculés automatiquement, par exemple 12 jours ou 8 jours avant la date prévue.
Ces règles peuvent être adaptées aux besoins de l’entreprise et tenir compte des jours ouvrables afin qu’un rappel ne soit pas simplement basé sur un nombre de jours civils. L’objectif est de disposer suffisamment tôt de l’information nécessaire pour renouveler un contrat, communiquer avec un client ou un fournisseur ou entreprendre toute autre action requise avant son échéance.
Enjeux :
Il faut d’abord déterminer quelles échéances doivent être suivies et combien de temps à l’avance les utilisateurs doivent être avisés. Les règles peuvent varier selon le type de contrat, son importance ou les actions qui doivent être réalisées avant son renouvellement ou sa terminaison.
Il faut également tenir compte des jours ouvrables, des fins de semaine et, lorsque nécessaire, des jours fériés afin que les rappels correspondent réellement au calendrier de travail de l’organisation.
Défis :
Un système de rappels est utile seulement s’il s’intègre naturellement aux habitudes de travail des utilisateurs. Si l’utilisateur doit penser à consulter manuellement une liste d’échéances, il demeure possible qu’un suivi soit oublié.
Une solution consiste donc à déclencher automatiquement la vérification des échéances lorsque l’utilisateur effectue une action qu’il fait déjà quotidiennement, comme ouvrir son fichier de gestion.
Technologie :
Microsoft Excel et son langage de programmation Visual Basic pour Applications (VBA), communément associé aux macro-commandes, permettent d’automatiser ce type de suivi.
Une procédure programmée peut être déclenchée par un bouton ou un menu, mais elle peut également s’exécuter automatiquement à l’ouverture du fichier. Une procédure de type Auto_Open peut ainsi vérifier l’ensemble des contrats et afficher à l’utilisateur les échéances prévues aujourd’hui, cette semaine ou au cours des prochains jours.
Conseil du développeur :
Ne vous limitez pas à créer une colonne qui calcule le nombre de jours restant avant l’échéance d’un contrat. Utilisez plutôt VBA pour que l’information vienne automatiquement à l’utilisateur.
Une procédure déclenchée à l’ouverture du fichier peut analyser les dates et présenter immédiatement, sous forme de boîte de dialogue, les contrats qui nécessitent une attention. Vous pouvez également définir plusieurs niveaux de rappel selon l’échéance et tenir compte des jours ouvrables.
Cette approche permet de transformer un simple fichier de suivi en véritable outil de gestion des échéances.