Peut-on automatiser les rappels et les suivis?
Question d’efficacité :
Il existe plusieurs façons d’automatiser les rappels et les suivis. Microsoft Excel, par exemple, permet de gérer facilement le temps, qu’il s’agisse des heures, des minutes, des secondes ou des dates. Il est également possible de calculer les écarts entre deux dates et d’établir des règles précises pour déclencher automatiquement un rappel.
Un suivi peut ainsi être généré selon une date saisie par l’utilisateur ou à partir d’une règle de calcul, par exemple quelques jours après une commande, une activité ou une intervention. D’autres technologies peuvent également être utilisées, notamment Outlook ainsi que les agents Copilot, qui offrent de plus en plus de possibilités pour effectuer des recherches, déclencher des actions et faciliter certains suivis.
Enjeux :
Avant d’automatiser les rappels, il faut déterminer précisément le type de suivi souhaité et les règles qui doivent s’appliquer. Il faut notamment tenir compte des jours fériés, des jours ouvrables et des différentes exceptions pouvant modifier la date d’un rappel. Plus les règles sont clairement définies, plus l’automatisation sera fiable.
Défis :
Le principal défi consiste à bien identifier le besoin et les conditions qui déterminent le déclenchement d’un rappel. Lorsque l’utilisateur est capable d’expliquer clairement son processus, les règles nécessaires à l’automatisation deviennent généralement assez simples à établir.
Il faut également déterminer comment le rappel doit être transmis : affichage dans un fichier, courriel, tâche Outlook, notification ou autre mécanisme de suivi.
Technologie :
Les technologies Microsoft offrent plusieurs possibilités pour automatiser les rappels et les suivis. Excel peut gérer les dates et effectuer les calculs nécessaires, tandis qu’Outlook peut servir à gérer les tâches, les échéances et les notifications.
Selon le besoin, Visual Basic pour Applications (VBA) peut également automatiser certaines actions directement dans Excel. Les agents Copilot ajoutent progressivement de nouvelles possibilités pour rechercher de l’information, effectuer des actions et assurer certains suivis de façon plus autonome.
Conseil du développeur :
La formation Rapport de gestion offerte en différé sur le portail de formation de SLV Expert comprend une section consacrée à la gestion du temps et aux formules permettant de travailler avec les dates.
Dans Excel, des fonctions comme DATEDIF et JOURSEM, combinées à des opérations mathématiques sur les dates, permettent de construire de nombreuses règles de suivi. Lorsque le processus devient plus complexe, VBA peut également être utilisé pour automatiser le déclenchement des rappels et les actions qui doivent en découler.
Nous recommandons également les formations sur Copilot ainsi que Créer et déployer son premier agent Copilot, offertes par SLV Expert. Elles permettent de découvrir comment utiliser Copilot et les agents pour automatiser certaines tâches, effectuer des recherches, déclencher des actions et faciliter les rappels et les suivis.