Comment protéger les informations confidentielles de l’entreprise?
Question d’efficacité :
La protection des informations confidentielles repose notamment sur la capacité de contrôler leur consultation, leur modification et leur utilisation.
Dans une entreprise, certains documents doivent être accessibles en lecture seule, tandis que d'autres peuvent être modifiés uniquement par des personnes autorisées.
Les technologies Microsoft 365 permettent de sécuriser les pages SharePoint, les fichiers Excel, Word et PDF, ainsi que les modèles de documents utilisés par les employés.
L'objectif est de protéger les informations originales tout en permettant leur utilisation dans les activités quotidiennes.
Enjeux :
Le principal enjeu consiste à éviter les modifications accidentelles ou non autorisées des documents importants.
Il faut notamment distinguer les documents de référence, les fichiers de travail et les modèles utilisés pour produire de nouveaux documents.
Par exemple, un modèle financier Excel peut être accessible à plusieurs employés sans que ceux-ci puissent modifier ses formules, ses paramètres ou sa structure.
Les pages SharePoint contenant des procédures ou des informations officielles doivent également être protégées contre les modifications non autorisées.
Défis :
Le principal défi consiste à appliquer des protections adaptées aux différents types de fichiers sans compliquer leur utilisation.
Dans Excel, certaines cellules doivent demeurer modifiables pour permettre la saisie, tandis que les formules et les paramètres doivent être protégés.
Il faut également éviter que les employés modifient directement les fichiers modèles plutôt que de travailler sur une copie.
Enfin, les autorisations doivent être configurées de façon cohérente entre les pages SharePoint, les bibliothèques documentaires et les fichiers eux-mêmes.
Technologie :
Plusieurs fonctionnalités Microsoft permettent de protéger les documents :
- SharePoint : autorisations de lecture seule sur les pages, les bibliothèques et les documents.
- Excel : protection des feuilles, verrouillage des cellules contenant des formules et protection de la structure des classeurs.
- Word : restrictions de modification et utilisation de modèles `.dotx` ou `.dotm`.
- Excel : utilisation de modèles `.xltx` ou `.xltm` pour produire de nouveaux classeurs sans modifier le modèle original.
- PDF : restrictions de modification et chiffrement, selon les outils utilisés.
- Microsoft Purview : étiquettes de confidentialité et chiffrement des fichiers lorsque des protections supplémentaires sont nécessaires.
Il faut distinguer la protection des feuilles Excel, qui sert principalement à prévenir les modifications accidentelles, du chiffrement et des autorisations d'accès, qui constituent de véritables mécanismes de sécurité.
Conseil du développeur :
Pour les documents importants, privilégiez une bibliothèque SharePoint dans laquelle les utilisateurs disposent uniquement d'un accès en lecture.
Conservez les fichiers modèles dans un emplacement protégé et faites travailler les employés sur des copies générées à partir de ces modèles.
Dans Excel, déverrouillez uniquement les cellules destinées à la saisie et protégez les formules, les feuilles et la structure du classeur.
Pour les pages SharePoint, limitez les droits de modification aux personnes responsables de leur contenu.
Enfin, lorsqu'un document contient des informations particulièrement confidentielles, utilisez des mécanismes de chiffrement plutôt que de vous fier uniquement aux restrictions de modification.
Une bonne protection documentaire doit permettre aux employés d'utiliser les informations nécessaires sans risquer d'altérer les documents de référence.