Peut-on automatiser la création des étiquettes de transport?
Question d’efficacité :
Oui, il est possible d’automatiser la création des étiquettes de transport, mais le besoin va généralement au-delà de leur simple impression.
Les étiquettes peuvent avoir un format entièrement personnalisé, inclure un code-barres et être générées à partir d’une liste d’envois ou d’un autre ensemble de données. Il peut également être nécessaire de conserver une liste de toutes les étiquettes générées afin d’assurer le suivi des impressions.
L’objectif est donc d’automatiser l’ensemble du processus, depuis la récupération de la liste des étiquettes à produire jusqu’à leur impression et à la confirmation de leur traitement.
Enjeux :
Il n’est pas efficace de programmer individuellement chacune des étiquettes à produire. Une approche consiste plutôt à générer une liste des étiquettes requises, puis à utiliser une procédure programmée en boucle qui les traite une à la fois.
Cette approche permet d’utiliser une même procédure, peu importe le nombre d’étiquettes à produire, tout en conservant un suivi de celles qui ont effectivement été imprimées.
Défis :
Le nombre d’étiquettes à produire peut varier d’une exécution à l’autre. La procédure doit donc pouvoir parcourir automatiquement la liste et s’arrêter lorsque toutes les étiquettes ont été traitées.
Chaque impression peut également être associée à un identifiant permettant de confirmer dans la liste ou la base de données que l’étiquette a bien été produite.
Il faut aussi prévoir les problèmes d’impression. Si une imprimante fait défaut ou qu’une étiquette doit être remplacée, l’utilisateur doit pouvoir réimprimer une seule étiquette ou un lot précis sans devoir recommencer l’ensemble du processus.
Technologie :
Un utilitaire développé avec Excel et VBA peut être utilisé pour automatiser ce type de processus.
Power Query permet de récupérer la liste des étiquettes à produire. VBA permet ensuite de gérer leur mise en forme et d’exécuter une procédure en boucle afin de traiter les étiquettes une à une jusqu’à ce que la liste soit épuisée.
Cette combinaison permet de réunir la récupération des données, la préparation des étiquettes et le contrôle de leur impression dans un même utilitaire.
Conseil du développeur :
Évitez de dépendre uniquement de l’imprimante définie par défaut sur l’ordinateur de l’utilisateur. Un simple changement de paramètre pourrait entraîner l’impression des étiquettes sur la mauvaise imprimante ou perturber l’exécution de la procédure. Il est préférable d’identifier l’imprimante à utiliser avant de lancer le processus.
Prévoyez également des boîtes de dialogue permettant de communiquer avec l’utilisateur pendant l’exécution. Une première confirmation peut vérifier que les données nécessaires ont bien été téléchargées, une deuxième peut demander l’autorisation de lancer l’impression et une dernière peut confirmer que l’exécution s’est terminée avec succès.
Enfin, prévoyez dès la conception la possibilité de réimprimer une étiquette ou un lot d’étiquettes. L’utilisation de contrôles de qualité, d’une procédure en boucle, d’un suivi des impressions et d’une fonction de réimpression permet de rendre l’outil plus fiable pour son utilisation quotidienne.