Quelle est la façon la plus sécuritaire de partager des fichiers?
Question d’efficacité :
Le partage de fichiers est essentiel aux activités d'une entreprise, que ce soit entre employés, avec des clients ou avec des partenaires externes.
L'envoi de documents en pièces jointes par courriel présente toutefois un risque : une fois le fichier transmis, il devient difficile de contrôler son utilisation et sa redistribution.
Une approche plus sécuritaire consiste à conserver les documents dans un environnement centralisé, comme SharePoint ou OneDrive, et à transmettre un lien permettant d'y accéder.
Cette méthode facilite la collaboration tout en permettant de contrôler les destinataires, les autorisations et, dans certains cas, la durée du partage.
Enjeux :
Le principal enjeu consiste à permettre le partage des informations sans compromettre leur confidentialité.
Il faut notamment déterminer qui peut accéder aux documents, si les destinataires peuvent les modifier ou uniquement les consulter, et pendant combien de temps ils doivent demeurer accessibles.
Les informations sensibles, notamment les données financières, les renseignements personnels et les documents confidentiels, nécessitent des précautions supplémentaires.
Il faut également éviter que des liens de partage demeurent actifs inutilement après la fin d'un mandat ou d'une collaboration.
Défis :
Le principal défi consiste à offrir aux employés une méthode de partage suffisamment simple pour éviter qu'ils utilisent des solutions personnelles ou non autorisées.
Les liens anonymes, accessibles à toute personne qui les possède, représentent notamment un risque lorsqu'ils donnent accès à des documents confidentiels.
Un autre défi consiste à empêcher la circulation incontrôlée des fichiers. Même lorsqu'un téléchargement est interdit, un utilisateur autorisé peut parfois reproduire certaines informations.
Il est donc important d'adapter les mécanismes de protection à la sensibilité des documents.
Technologie :
Microsoft SharePoint et OneDrive permettent de partager des documents au moyen de liens sécurisés.
Les principales fonctionnalités comprennent :
- Le partage avec des personnes précisément identifiées.
- Les autorisations de consultation ou de modification.
- L'expiration des liens de partage, selon les paramètres disponibles.
- Le blocage du téléchargement pour certains types de partage.
- La révocation des accès lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires.
Microsoft Entra ID permet de renforcer l'authentification des utilisateurs, notamment grâce à l'authentification multifacteur.
Pour les documents sensibles, Microsoft Purview permet d'appliquer des étiquettes de confidentialité et, selon les licences et la configuration, des mécanismes de chiffrement qui peuvent protéger les fichiers même lorsqu'ils sont téléchargés.
Les politiques de prévention des pertes de données (DLP) peuvent également limiter certains partages non autorisés.
Conseil du développeur :
Privilégiez le partage de liens SharePoint ou OneDrive plutôt que l'envoi de pièces jointes.
Pour les documents confidentiels, utilisez des liens réservés à des personnes précisément identifiées et accordez uniquement les autorisations nécessaires.
Lorsque le partage est temporaire, prévoyez une date d'expiration ou une procédure de retrait des accès.
Pour les informations particulièrement sensibles, envisagez une protection directement appliquée au fichier avec Microsoft Purview, plutôt que de compter uniquement sur les autorisations de son emplacement.
Enfin, évitez de multiplier les méthodes de partage. Une procédure simple, uniforme et sécurisée sera plus facilement respectée par les employés.
L'objectif est de faciliter la circulation des documents tout en conservant le contrôle sur les personnes qui peuvent y accéder.