Quelles formations sont utiles à une adjointe administrative?
Question d’efficacité :
Plusieurs formations peuvent être utiles à une adjointe administrative. La diversité des tâches qu’elle doit accomplir exige une bonne maîtrise des outils bureautiques, mais également la capacité de structurer l’information, d’analyser des données, de préparer des documents et des présentations et de gérer efficacement les communications.
Le choix des formations devrait donc permettre de développer une polyvalence qui correspond à la réalité de son travail quotidien.
Enjeux :
Les adjointes administratives ont comme particularité d’accomplir une grande variété de tâches. Elles doivent donc posséder une expérience suffisamment vaste en bureautique pour pouvoir répondre aux différentes demandes qui leur sont confiées.
Cette polyvalence devient particulièrement importante puisque les besoins peuvent varier considérablement d’une journée à l’autre : préparer un document, travailler avec des données, produire un rapport, préparer une présentation ou gérer des communications.
Défis :
Les demandes reçues ne sont pas toujours parfaitement définies. L’adjointe administrative doit souvent comprendre le besoin, déterminer la meilleure façon d’y répondre et produire le résultat attendu.
Le temps constitue également un défi important. Il n’est pas toujours possible de consacrer autant de temps qu’on le souhaiterait à une demande. La maîtrise des outils et des méthodes de travail devient alors importante pour accomplir les tâches plus efficacement tout en maintenant la qualité du résultat.
Technologie :
Les outils développés par Microsoft sont généralement à privilégier pour ce type de fonction. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams et OneNote font partie des logiciels qu’une adjointe administrative peut être appelée à utiliser dans son travail.
La maîtrise de plusieurs de ces outils lui permet de répondre à une plus grande variété de demandes et de choisir l’application la mieux adaptée à la tâche à réaliser.
Conseil du développeur :
Une première formation particulièrement intéressante est Rapports de gestion. Elle permet notamment d’apprendre à structurer les données afin de faciliter la création de rapports. Cette formation de base est offerte sur le portail de formation en différé de SLV Expert.
Nous suggérons ensuite une formation sur les tableaux croisés dynamiques. Elle permet de découvrir les différentes stratégies d’affichage, les options disponibles ainsi que les calculs automatisés pouvant être réalisés avec les tableaux croisés dynamiques. En une journée, il est possible d’explorer l’ensemble de leurs principales fonctionnalités.
La formation sur Copilot constitue également un choix pertinent. Elle permet à l’adjointe administrative d’aller plus loin en utilisant l’intelligence artificielle pour poser des questions, l’aider à préparer ses présentations, faciliter la gestion de ses courriels et l’accompagner dans la création de tableaux ou de bases de données.
Enfin, la formation Excel – Bâtissez un tableau de bord présente un intérêt particulier. Elle permet notamment de manipuler des images et de créer des éléments visuels pouvant évoluer dynamiquement en fonction des résultats. Ces connaissances peuvent être utiles à une adjointe administrative appelée à préparer des documents ou des présentations plus visuels.