Comment améliorer et automatiser les prévisions financières?
Question d’efficacité :
Les prévisions financières s’inscrivent généralement dans le processus budgétaire de l’organisation. Une fois le budget élaboré de façon suffisamment détaillée, l’étape suivante consiste à suivre les résultats et à comparer les prévisions avec les données réelles.
L’automatisation permet de rendre cette comparaison dynamique. À mesure que les données réelles deviennent disponibles, elles peuvent être présentées à côté des données budgétées afin de faire ressortir rapidement les écarts.
L’objectif n’est donc pas uniquement de produire des prévisions financières, mais de disposer d’un outil permettant d’en suivre l’évolution et d’identifier facilement les résultats qui s’éloignent des prévisions.
Enjeux :
Le principal enjeu consiste à disposer de données réelles suffisamment à jour pour effectuer une comparaison pertinente avec le budget.
Lorsque le processus budgétaire a été réalisé de façon détaillée, il devient particulièrement intéressant de présenter les données réelles directement à côté des données budgétées. Les écarts peuvent alors être calculés et suivis au fur et à mesure que les nouvelles données deviennent disponibles.
Pour rendre ce suivi efficace, l’utilisation d’éléments visuels permet d’attirer rapidement l’attention sur les écarts qui nécessitent une analyse.
Défis :
Le niveau de détail des données budgétaires et celui des données réelles doivent être comparables.
Lorsque le budget présente l’information à un niveau plus élevé que les données réelles, plusieurs comptes du grand livre peuvent devoir être regroupés avant de pouvoir être comparés à une même catégorie budgétaire.
Cette correspondance doit être établie correctement afin que les écarts présentés soient significatifs. Un affichage dynamique n’est réellement utile que si les données comparées représentent les mêmes éléments et sont présentées au même niveau de détail.
Technologie :
Dans Microsoft Excel, les mises en forme conditionnelles permettent de modifier automatiquement l’apparence des cellules en fonction de leurs résultats. Elles peuvent notamment servir à attirer l’attention sur certains écarts entre les données budgétées et les données réelles.
Il est également possible d’aller plus loin en utilisant des formes dont l’affichage évolue dynamiquement en fonction des résultats. Ces techniques permettent de créer des rapports plus visuels dans lesquels les écarts importants peuvent être repérés plus rapidement.
Ces méthodes sont notamment abordées dans la formation Créez vos tableaux de bord avec Excel de SLV Expert.
Conseil du développeur :
Lorsque le nombre de règles visuelles devient important, VBA peut être utilisé pour programmer directement les changements d’apparence du rapport en fonction des résultats.
Cette approche est différente de la mise en forme conditionnelle. Plutôt que d’attacher plusieurs règles directement aux cellules, des instructions programmées déterminent la façon dont les éléments du rapport doivent être affichés.
Pour des rapports comportant un grand nombre de règles d’affichage, cette approche peut permettre de réduire le nombre de mises en forme conditionnelles présentes dans le fichier et ainsi obtenir un fichier moins lourd, plus facile à manipuler, à sauvegarder et à transférer.
Quelle que soit la méthode retenue, l’objectif demeure le même : faire ressortir visuellement les écarts significatifs afin que l’utilisateur puisse rapidement identifier les résultats qui nécessitent son attention.