Comment assurer l’intégrité des données d’entreprise?
Question d’efficacité :
L’intégrité des données est essentielle au bon fonctionnement d’une organisation. Des données erronées peuvent entraîner des coûts, créer des écarts dans les rapports et, surtout, conduire à de mauvaises décisions.
Assurer l’intégrité des données consiste donc à mettre en place plusieurs mesures de contrôle, depuis leur saisie ou leur récupération jusqu’à leur utilisation dans les rapports. L’objectif est de s’assurer que les chiffres produits reflètent réellement les données de l’organisation.
Enjeux :
Les mesures nécessaires pour assurer l’intégrité des données varient considérablement d’une organisation à l’autre. Les données peuvent provenir de plusieurs systèmes, être saisies par différents utilisateurs ou être récupérées de différentes sources.
Il n’existe donc pas une seule méthode applicable à toutes les situations. Les mécanismes de contrôle doivent être adaptés à la provenance des données, à leur utilisation et aux processus propres à chaque organisation.
Défis :
Les utilisateurs n’ont pas tous le même niveau de compétence ou d’expérience. Un premier défi consiste donc à contrôler la qualité des données en amont, avant même qu’elles soient intégrées aux systèmes ou utilisées dans les rapports.
Des mécanismes comme les listes déroulantes et les contrôles sur les données saisies permettent de mieux encadrer l’information dès son entrée. Ces contrôles doivent toutefois être adaptés aux besoins particuliers de l’organisation.
Une autre mesure consiste à produire des rapports de contrôle permettant de comparer différentes sources de données et différents rapports afin d’identifier les écarts potentiels. Par exemple, lorsque des données financières provenant de plusieurs organisations sont regroupées pour produire des états financiers compilés, un rapport de contrôle peut permettre de vérifier que le total des données provenant des différentes sources correspond au résultat obtenu après leur compilation.
Technologie :
Les technologies utilisées dépendent des données, des systèmes et des contrôles à mettre en place. Microsoft Excel peut notamment servir à intégrer des mécanismes de validation, à créer des rapports de contrôle et à automatiser certaines vérifications.
VBA et les macro-commandes permettent également d’automatiser la production des rapports. Les formules nécessaires aux calculs peuvent ainsi être intégrées au processus automatisé plutôt que de dépendre de formules qui pourraient être modifiées ou écrasées par un utilisateur.
Conseil du développeur :
L’intégrité des données repose souvent sur une accumulation de petites mesures de contrôle plutôt que sur une seule vérification.
Lors de la création d’un rapport, ajoutez automatiquement sa date de production dans le pied de page. Vous pourrez ainsi déterminer précisément quand les données présentées ont été produites.
Automatisez également, lorsque cela est pertinent, la création des rapports et des calculs. Dans Excel, l’utilisation de VBA et de macro-commandes permet notamment d’intégrer les formules au processus automatisé et de réduire le risque qu’une formule soit écrasée ou modifiée au fil du temps.
Enfin, prévoyez des rapports de contrôle. Comparer les données sources avec les résultats obtenus après leur traitement permet d’identifier plus facilement les écarts et constitue une mesure supplémentaire pour préserver l’intégrité des données.