Comment connaître rapidement l’état d’avancement des projets?
Question d’efficacité :
Lorsqu'une organisation gère plusieurs projets simultanément, il devient difficile pour les gestionnaires d'obtenir rapidement une vue d'ensemble de leur état d'avancement. Les informations sont souvent dispersées dans différents fichiers, rapports ou outils de gestion, ce qui nécessite de nombreuses vérifications pour connaître la situation réelle.
L'utilisation d'un diagramme de Gantt pour chaque projet permet de visualiser les tâches, leurs échéances, leur durée, leurs dépendances et leur progression. Les gestionnaires peuvent ainsi identifier rapidement les activités terminées, celles en cours et celles qui présentent des retards.
En regroupant les diagrammes de Gantt de plusieurs projets dans un tableau de bord centralisé, il devient possible de comparer leur progression, de repérer les projets à risque et d'obtenir une vision globale du portefeuille de projets.
Cette approche facilite la prise de décision, améliore la coordination des équipes et permet aux gestionnaires de concentrer leurs interventions sur les projets qui nécessitent une attention particulière.
Enjeux :
Le principal enjeu consiste à disposer d'une information fiable, à jour et présentée de manière uniforme pour l'ensemble des projets.
Chaque projet doit posséder un échéancier structuré, des tâches clairement définies, des responsables identifiés et des indicateurs permettant de mesurer son avancement.
La standardisation des informations est essentielle pour permettre la consolidation des données provenant de plusieurs projets. Les méthodes de calcul des pourcentages d'avancement, des retards et des écarts doivent être cohérentes afin de faciliter les comparaisons.
Il faut également permettre aux gestionnaires de consulter différents niveaux de détail, depuis une vue globale de l'ensemble des projets jusqu'aux tâches individuelles d'un projet particulier.
Défis :
Le principal défi consiste à regrouper les données de plusieurs projets qui peuvent avoir des durées, des structures et des niveaux de complexité différents.
Les diagrammes de Gantt doivent être construits selon une structure suffisamment uniforme pour permettre leur consolidation, tout en conservant la flexibilité nécessaire aux particularités de chaque projet.
La fréquence des mises à jour constitue également un défi. Un tableau de bord ne peut présenter une situation fiable que si les responsables actualisent régulièrement l'avancement des tâches et les échéances.
Enfin, il faut éviter de surcharger le tableau de bord avec trop d'informations. Les gestionnaires doivent pouvoir identifier rapidement les projets qui respectent leurs échéances, ceux qui présentent des retards et ceux qui nécessitent une intervention.
Technologie :
Microsoft Excel permet de développer des diagrammes de Gantt personnalisés pour chacun des projets. Chaque fichier peut contenir la liste des tâches, leurs dates de début et de fin, leur durée, leurs dépendances, les responsables et les pourcentages d'avancement.
À l'aide de Power Query, les données provenant de plusieurs fichiers Excel peuvent être récupérées, uniformisées et consolidées automatiquement dans un modèle commun.
Microsoft Power BI permet ensuite de créer un tableau de bord regroupant les différents projets. Les diagrammes de Gantt peuvent y être présentés individuellement ou empilés dans une vue consolidée, afin de comparer les échéanciers et l'avancement de plusieurs projets sur une même échelle de temps.
Le tableau de bord peut également présenter des indicateurs tels que le pourcentage d'avancement, le nombre de tâches en retard, les échéances à venir, les écarts par rapport à la planification initiale et le nombre de projets présentant des risques.
Grâce aux filtres interactifs de Power BI, les gestionnaires peuvent passer d'une vue globale du portefeuille de projets à une analyse détaillée d'un projet, d'une équipe ou d'un responsable.
Selon la configuration retenue, les données peuvent être actualisées automatiquement afin de présenter les informations les plus récentes disponibles, sans devoir produire manuellement de nouveaux rapports.
Conseil du développeur :
Pour obtenir un tableau de bord efficace, commencez par uniformiser la structure des données utilisées pour chacun des projets. Les fichiers Excel peuvent être différents sur le plan visuel, mais les informations nécessaires à leur consolidation doivent respecter une structure commune.
Prévoyez un identifiant unique pour chaque projet et chaque tâche afin de faciliter les relations entre les données et d'éviter les erreurs lors de leur consolidation.
Dans Power BI, privilégiez une présentation à deux niveaux : une vue synthèse permettant d'identifier rapidement les projets qui nécessitent une attention et une vue détaillée présentant le diagramme de Gantt du projet sélectionné.
Lorsque plusieurs diagrammes sont empilés, assurez-vous qu'ils utilisent une échelle de temps cohérente afin de faciliter la comparaison des échéanciers.
L'objectif n'est pas de multiplier les graphiques, mais de permettre aux gestionnaires de comprendre rapidement où en sont leurs projets, lesquels respectent leur planification et où leurs interventions auront le plus d'impact.