Comment créer un budget et en assurer le suivi?
Question d’efficacité :
Créer un budget à partir de données historiques devient rapidement complexe lorsque la charte de comptes comprend un grand nombre de comptes ou qu’elle varie d’une organisation à l’autre.
L’objectif est d’utiliser les données réelles historiques pour établir des règles permettant de projeter les résultats futurs. Plutôt que d’appliquer une méthode de calcul individuellement à chaque compte du grand livre, une approche plus efficace consiste à regrouper les comptes qui possèdent des caractéristiques communes et à appliquer des règles de calcul par famille de comptes.
Cette structure permet d’automatiser une partie importante du processus budgétaire et de faciliter par la suite le suivi entre les données budgétées et les résultats réels.
Enjeux :
Les comptes du grand livre peuvent être regroupés selon différentes catégories. On retrouve notamment les comptes d’actifs, de passifs, de revenus, de dépenses et d’amortissement, ainsi que les comptes liés à l’impôt, aux remises de taxes et aux flux de trésorerie.
Ces différentes familles de comptes ne se comportent pas nécessairement de la même façon lorsqu’on prépare des projections. Pour créer efficacement un budget, il faut donc établir des règles de calcul adaptées aux différentes familles de comptes plutôt que d’appliquer une formule unique à l’ensemble de la charte de comptes.
Cette segmentation constitue l’une des bases permettant d’automatiser efficacement un processus budgétaire.
Défis :
Le défi devient plus important lorsque les données historiques nécessaires aux projections ne sont pas disponibles ou lorsque le modèle doit intégrer les données de plusieurs entreprises.
Dans un environnement multi-entreprises, les chartes de comptes ne sont pas nécessairement identiques. Il devient alors nécessaire de créer une table de correspondance afin de regrouper les différents comptes selon une structure commune avant d’appliquer les règles de calcul budgétaire.
La qualité du modèle dépend donc autant des règles de projection que de la capacité à structurer correctement les données historiques qui serviront de base aux calculs.
Technologie :
Pour ce type de modèle budgétaire, les calculs peuvent devenir trop volumineux et l’historique des données trop important pour effectuer efficacement l’ensemble du traitement directement dans les feuilles de calcul Excel.
Une approche consiste alors à utiliser Power Query d’une façon différente de son utilisation habituelle. Plutôt que de l’utiliser uniquement comme outil d’intégration, de transformation ou de chargement des données, Power Query peut servir de moteur de calcul externe au modèle.
Les règles de calcul peuvent ainsi être appliquées massivement aux données historiques et aux différentes familles de comptes avant que les résultats nécessaires soient retournés au rapport budgétaire.
Conseil du développeur :
Pour automatiser efficacement un processus budgétaire, commencez par structurer les données historiques réelles et par déterminer les règles de calcul qui doivent être appliquées à chaque famille de comptes du grand livre.
Cette approche permet de construire les projections à partir d’une logique commune plutôt que de multiplier les formules individuelles pour chacun des comptes.
Pour les modèles comportant un historique important et un grand volume de calculs, privilégiez un modèle dans lequel Power Query effectue les traitements plutôt que de réaliser l’ensemble des calculs directement dans les feuilles Excel.
Cette architecture permet de concentrer les calculs dans Power Query et de réserver les feuilles de calcul à la présentation et à l’exploitation des résultats.