Comment donner accès aux résultats sans permettre de modifier les données?
Question d’efficacité :
La création d’un générateur de rapports permet de donner accès aux résultats sans obliger les utilisateurs à intervenir directement dans les données qui servent à les produire.
Les données sont récupérées et traitées automatiquement selon les règles établies, puis utilisées pour générer les rapports. L’utilisateur peut ainsi consulter les résultats sans avoir à modifier les données sources ou les calculs nécessaires à leur production.
Cette approche contribue à protéger l’intégrité des données et à assurer une plus grande constance dans les rapports produits.
Enjeux :
L’automatisation doit toutefois permettre de s’assurer que toutes les données nécessaires sont disponibles avant de produire le rapport.
Il faut notamment éviter qu’un rapport soit généré trop tôt avec des données incomplètes. Par exemple, un rapport couvrant le mois de février qui serait produit le 22 février pourrait donner l’impression de présenter les résultats du mois complet alors que la période n’est pas terminée.
Une bonne pratique consiste à inscrire automatiquement la date de création du rapport dans le pied de page. L’utilisateur peut ainsi savoir précisément à quel moment les résultats ont été générés et interpréter l’information en conséquence.
Défis :
Pour empêcher les utilisateurs de modifier directement les données, il faut d’abord s’assurer que leur qualité est suffisante pour permettre l’automatisation du processus.
Ce travail doit être effectué en amont. Les chargements de données et les informations saisies doivent être suffisamment balisés afin de réduire les risques d’erreurs avant leur utilisation dans les rapports.
Plus les mécanismes de contrôle sont intégrés tôt dans le processus, moins il devient nécessaire pour l’utilisateur d’intervenir manuellement dans les données ou dans les résultats produits.
Technologie :
Lorsqu’une procédure programmée est utilisée pour générer des rapports, elle peut également prendre en charge les contrôles de qualité et la mise en page.
Par exemple, un rapport de ventes pourrait être conçu pour présenter douze produits différents. Si certains produits n’ont enregistré aucune vente pendant la période sélectionnée, la procédure peut automatiquement masquer les sections correspondantes afin de présenter uniquement l’information pertinente.
Conseil du développeur :
Prévoyez dès la conception du générateur de rapports les différentes façons dont les utilisateurs devront consulter ou recevoir les résultats.
Une sortie en format PDF permet notamment de diffuser un rapport sans donner accès directement aux données et aux calculs qui ont servi à le produire.
Il est également possible de prévoir l’envoi des rapports par courriel. Différents types de courriels peuvent être préparés à l’avance afin que l’utilisateur sélectionne celui qui correspond à la situation, puis lance automatiquement la création du rapport et son envoi.
Cette approche permet de conserver le contrôle sur les données et sur la production des rapports tout en simplifiant leur consultation et leur distribution.