Comment mesurer la rentabilité par client, projet ou produit?
Question d’efficacité :
Avant même de mesurer la rentabilité par client, projet ou produit, il est nécessaire de comprendre et de structurer correctement les données disponibles.
Des données bien structurées ouvrent la porte à des fonctionnalités de calcul plus avancées qui permettent d’analyser les résultats selon différents critères. Les revenus et les dépenses peuvent alors être regroupés par client, projet ou produit afin d’en mesurer plus facilement la rentabilité.
La formation Rapports de gestion offerte par SLV Expert permet notamment d’apprendre à structurer les données afin de faciliter leur utilisation dans ce type d’analyse.
Enjeux :
Une fois les données correctement structurées, des formules plus avancées, notamment les formules matricielles, peuvent être utilisées pour appliquer des conditions à certaines colonnes et obtenir les résultats recherchés.
La qualité de l’analyse dépend toutefois directement de l’intégrité des données utilisées. Des données provenant d’un système automatisé, comme un grand livre ou un système de ventes, offrent généralement une meilleure constance que des données saisies manuellement, qui peuvent comporter des erreurs.
Avant d’analyser la rentabilité, il est donc important de se questionner sur la provenance, la qualité et l’intégrité des données.
Défis :
Toutes les données nécessaires à l’analyse doivent être disponibles pour la même période.
Il serait par exemple possible d’avoir toutes les données de ventes et de revenus, mais de ne pas encore disposer de l’ensemble des dépenses correspondantes. Le résultat donnerait alors une image incomplète de la rentabilité.
La date effective de l’analyse devient donc importante. Avant de produire le rapport, il faut s’assurer que les revenus, les dépenses et les autres données nécessaires sont complets pour la période analysée.
Technologie :
Microsoft Excel est particulièrement bien adapté à la création de rapports permettant d’analyser la rentabilité par client, projet ou produit.
Il permet de construire des rapports adaptés aux besoins de l’organisation, d’y intégrer des éléments graphiques et de comparer les résultats selon différentes références.
La rentabilité actuelle peut, par exemple, être comparée aux résultats de l’année précédente, à ceux d’un trimestre antérieur ou encore au budget établi en début d’année.
Excel permet ainsi de réunir les calculs, les comparaisons et la présentation des résultats dans un même rapport.
Conseil du développeur :
Les formules matricielles peuvent devenir lourdes lorsqu’elles sont appliquées à un volume important de données. Dans ce contexte, l’utilisation de macro-commandes et de VBA peut être envisagée afin d’automatiser la création et les calculs du rapport.
Une procédure programmée peut également permettre de rendre le rapport plus dynamique. Les clients, projets ou produits qui ne présentent aucune activité pertinente pour la période peuvent être retirés automatiquement du rapport afin de concentrer l’analyse sur les éléments qui nécessitent réellement une attention.
Une fois le rapport généré, les résultats peuvent également être triés automatiquement afin de présenter en premier les écarts les plus importants.
Enfin, privilégiez une présentation qui tient sur une seule page en largeur, même si le rapport doit s’étendre sur plusieurs pages en hauteur. Cette structure facilite la lecture et permet de comparer les résultats sans devoir naviguer horizontalement dans le rapport.