Comment organiser efficacement les fichiers et documents d’une entreprise?
Question d’efficacité :
L'organisation des fichiers et des documents d'une entreprise commence par le choix des emplacements où les informations seront entreposées.
Plusieurs possibilités existent. Certaines organisations conservent leurs fichiers directement sur les disques durs des ordinateurs de leurs employés. D'autres utilisent des serveurs internes, des disques durs externes ou des systèmes de stockage réseau, notamment les équipements NAS de fabricants comme QNAP.
Toutefois, les environnements infonuagiques occupent aujourd'hui une place importante dans la gestion documentaire des entreprises. Microsoft SharePoint et OneDrive permettent notamment de centraliser les fichiers, de faciliter leur consultation et de soutenir la collaboration entre les employés.
Le choix de l'emplacement doit tenir compte du volume des données, de leur fréquence d'utilisation, des besoins d'accès et des exigences de conservation.
Une stratégie particulièrement intéressante consiste à distinguer les documents courants, utilisés quotidiennement par les employés, des documents historiques, qui doivent être conservés, mais qui sont consultés beaucoup moins fréquemment.
Cette séparation permet de mieux organiser les espaces de stockage, de contrôler leur croissance et de faciliter la gestion des informations à long terme.
Enjeux :
Le principal enjeu consiste à déterminer où les informations doivent être entreposées, en tenant compte de leur accessibilité, de leur volume et de leur utilisation.
Les environnements Microsoft 365 offrent des capacités de stockage qui varient selon les licences et les abonnements. À titre d'exemple, le stockage SharePoint inclus dans plusieurs abonnements professionnels commence généralement à 1 To pour l'organisation, auquel s'ajoute une capacité supplémentaire calculée selon le nombre de licences admissibles.
Il est important de préciser qu'un tenant Microsoft 365 représente l'environnement informatique d'une organisation et non un emplacement de stockage individuel. Cet environnement peut contenir plusieurs sites SharePoint, bibliothèques documentaires et espaces OneDrive.
Les organisations qui doivent conserver plusieurs téraoctets de documents doivent donc prévoir une stratégie adaptée à leurs besoins et aux capacités disponibles.
Une approche consiste à séparer les informations courantes des informations historiques. Les documents actifs demeurent facilement accessibles aux employés, tandis que les archives sont conservées dans un environnement distinct, dont les accès sont plus restreints.
Cette séparation permet également de mieux contrôler les coûts de stockage, les responsabilités de gestion et la conservation des documents.
Défis :
Le principal défi consiste à développer une structure de stockage qui répond aux besoins actuels de l'organisation tout en permettant de gérer la croissance des volumes de données.
Il faut notamment déterminer quels documents doivent demeurer accessibles quotidiennement et lesquels peuvent être transférés dans un environnement d'archivage.
Un autre défi important concerne la gestion des autorisations. Les employés doivent pouvoir consulter et modifier les informations nécessaires à leurs responsabilités, sans avoir accès à l'ensemble des documents de l'entreprise.
Cette approche correspond au principe du moindre privilège, qui consiste à accorder uniquement les autorisations nécessaires à l'exécution des tâches.
Les accès temporaires représentent également un enjeu. Lorsqu'un employé obtient une autorisation particulière pour participer à un projet, celle-ci ne devrait pas automatiquement devenir permanente.
Il faut donc prévoir des mécanismes de révision des autorisations et de retrait des accès qui ne sont plus nécessaires.
Enfin, l'intégration des agents d'intelligence artificielle personnalisés ajoute une dimension supplémentaire à la gestion documentaire. Lorsqu'un agent utilise des documents conservés dans SharePoint comme base de connaissances privée, il devient essentiel de déterminer précisément les bibliothèques et les fichiers auxquels cet agent peut accéder.
Les autorisations doivent être configurées en fonction du mode de connexion et du fonctionnement de l'agent, afin d'éviter qu'il puisse exploiter des informations qui ne devraient pas être mises à sa disposition.
Technologie :
Microsoft SharePoint constitue une solution intéressante pour centraliser les documents utilisés dans les activités courantes d'une organisation.
Il permet de créer plusieurs sites et bibliothèques documentaires, de structurer les espaces de travail et d'attribuer des autorisations selon les responsabilités des utilisateurs.
Microsoft OneDrive est principalement destiné au stockage des fichiers de travail individuels, tandis que SharePoint convient davantage aux documents organisationnels et aux espaces de collaboration.
Pour les organisations possédant un volume important de données historiques, différentes stratégies peuvent être envisagées : des bibliothèques ou sites SharePoint distincts, des solutions d'archivage Microsoft 365, du stockage Azure ou d'autres environnements adaptés aux besoins de conservation.
Il faut toutefois tenir compte du fait que la création de plusieurs sites SharePoint dans un même tenant n'augmente pas automatiquement la capacité totale de stockage disponible.
Microsoft Entra ID permet de gérer les identités et les groupes utilisés pour attribuer les autorisations. Les groupes de sécurité facilitent notamment la gestion des accès lorsque plusieurs employés possèdent les mêmes responsabilités.
Microsoft Power Automate peut également contribuer à automatiser certains processus documentaires, notamment les demandes d'accès, les notifications, les validations et les opérations de transfert entre les espaces courants et historiques.
Dans le contexte des agents d'intelligence artificielle personnalisés, Microsoft Copilot Studio peut notamment utiliser des sources de connaissances provenant de SharePoint. Il est alors important de vérifier le mode d'authentification, les autorisations applicables et les conditions d'accès aux documents.
Une bibliothèque SharePoint dédiée aux connaissances utilisées par un agent peut faciliter la délimitation des informations mises à sa disposition. Cette séparation doit toutefois être accompagnée de contrôles d'accès appropriés.
L'ensemble de ces technologies permet de concevoir une architecture documentaire dans laquelle les informations sont entreposées selon leur utilisation, leur volume et leur niveau d'accessibilité.
Conseil du développeur :
Lorsque le volume des documents le justifie, privilégiez une séparation entre les informations courantes et les informations historiques.
Les documents utilisés quotidiennement doivent demeurer accessibles aux employés concernés, tandis que les données historiques peuvent être conservées dans un environnement distinct, administré par un nombre limité de responsables.
Idéalement, confiez la gestion des archives à une personne désignée ou à deux personnes d'une même équipe, afin d'assurer une continuité des opérations.
Ces responsables pourront notamment gérer les demandes d'accès, récupérer des documents historiques lorsqu'ils redeviennent nécessaires et transférer les documents courants vers les archives lorsque leur période d'utilisation active est terminée.
Cette centralisation des responsabilités facilite également l'application de règles communes pour le classement, la conservation et l'entretien des données.
Il est préférable de définir des procédures précises pour les transferts entre les deux environnements, notamment pour éviter les doublons, les suppressions accidentelles et la perte d'informations importantes.
Prévoyez également une révision périodique des accès, particulièrement lorsque des autorisations temporaires ont été accordées.
Enfin, lorsque des agents d'intelligence artificielle utilisent des documents internes, privilégiez des espaces de connaissances clairement identifiés et contrôlés, plutôt que de leur donner accès à de vastes bibliothèques contenant des informations sans lien avec leur fonction.
Une bonne architecture documentaire ne repose pas uniquement sur le choix d'une technologie. Elle nécessite également une gestion rigoureuse des emplacements, des volumes, des autorisations et du cycle de vie des documents pour préserver la qualité des informations au fil du temps.