Par quoi remplacer les formulaires papier?
Question d’efficacité :
Remplacer les formulaires papier permet d’éliminer plusieurs étapes manuelles dans la collecte et le traitement de l’information. Microsoft Power Apps est particulièrement intéressant pour créer des formulaires de saisie électroniques adaptés aux processus d’une organisation.
Les informations saisies peuvent être enregistrées et compilées instantanément. Contrairement à un formulaire papier qui doit souvent être retranscrit dans un autre système, les données ne sont saisies qu’une seule fois. Cette approche réduit la double saisie, accélère le traitement de l’information et contribue à diminuer les erreurs de saisie.
Enjeux :
Une question importante concerne l’endroit où les données recueillies seront conservées. Une base de données Microsoft Dataverse représente une solution particulièrement intéressante puisqu’elle offre des fonctionnalités adaptées aux applications d’affaires et permet notamment de conserver un historique des modifications apportées aux données.
Dataverse entraîne toutefois des coûts de licences qui doivent être considérés dans le choix de la solution. Selon les besoins et le budget de l’organisation, les données peuvent également être conservées dans des listes SharePoint. Cette approche réduit certains coûts, mais offre moins de possibilités que Dataverse.
Défis :
Le développement avec Power Apps est généralement moins permissif que le développement d'un utilitaire avec Excel et Visual Basic pour Applications (VBA). Il est donc particulièrement important de réaliser une analyse complète avant de commencer la programmation.
Les besoins, les règles d’affaires, les utilisateurs et les différentes situations possibles doivent être clairement définis. Une modification importante apportée tardivement dans le développement peut avoir des répercussions sur plusieurs composantes de l’application.
Technologie :
Microsoft Power Apps, combiné à Dataverse, constitue une solution particulièrement adaptée pour remplacer des formulaires papier par des applications de saisie structurées et dynamiques.
Selon les besoins, SharePoint peut également servir à conserver les données. Cette solution peut permettre de réduire les coûts de licences, mais certaines fonctionnalités et possibilités offertes avec Dataverse ne seront alors pas disponibles.
Conseil du développeur :
Accordez beaucoup d’importance à l’analyse préliminaire avant de commencer la programmation d’une application Power Apps. Définissez notamment les différents rôles des utilisateurs, puisque toutes les personnes utilisant l’application n’ont pas nécessairement besoin des mêmes accès ni des mêmes permissions.
Une fois les besoins et les rôles définis, concevez d’abord les différentes interfaces et faites-les valider par un groupe d’utilisateurs. La programmation devrait commencer seulement lorsque le fonctionnement et les interfaces ont été suffisamment validés. Cette approche permet de réduire considérablement les modifications pendant le développement.
Je vous recommande également de consulter la page consacrée aux applications Power Apps dans la section Services du site de SLV Expert. Vous pourrez y découvrir des exemples concrets d’applications développées avec Power Apps et mieux visualiser les possibilités offertes par cette technologie.