Pourquoi centraliser les données d’une entreprise?
Question d’efficacité :
Dans un contexte où l’intelligence artificielle est de plus en plus utilisée, une bonne intégration de ces technologies commence par une bonne gestion et une bonne protection des données.
Centraliser les données d’une entreprise permet de mieux les structurer, de faciliter leur contrôle et d’en améliorer la protection. L’organisation peut ainsi déterminer plus clairement où se trouvent ses données et qui peut y accéder.
Une règle importante consiste à donner accès aux données aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leur travail, mais uniquement à celles qui en ont besoin. Cette approche permet de limiter les accès tout en conservant l’information disponible pour les utilisateurs autorisés.
Enjeux :
La centralisation des données doit être accompagnée de règles claires concernant les accès. Il faut déterminer quels utilisateurs ou groupes d’utilisateurs peuvent consulter les différents types d’information et limiter ces accès aux besoins réels de chacun.
L’organisation doit également définir clairement ses règles d’entreposage : quelles données doivent être conservées, à quel endroit et qui est responsable de leur gestion.
Cette structure devient particulièrement importante lorsque l’intelligence artificielle est intégrée à l’environnement de travail, puisque la protection des données et la gestion des accès doivent être établies avant de rendre ces outils disponibles aux utilisateurs.
Défis :
Lorsque les données sont conservées dans des environnements infonuagiques comme SharePoint ou OneDrive, l’espace disponible n’est pas illimité.
Il peut donc être nécessaire d’établir une stratégie permettant de distinguer les données récentes, qui doivent demeurer facilement accessibles, des données historiques qui peuvent être archivées dans un autre environnement.
La gestion de plusieurs environnements ou tenants peut ainsi faire partie de la stratégie d’entreposage. L’organisation doit déterminer quelles données sont conservées dans chacun des environnements et qui en assume la responsabilité.
Technologie :
Le choix entre un environnement infonuagique et un serveur traditionnel doit être réfléchi en fonction des besoins de l’organisation.
Les environnements infonuagiques permettent de centraliser les données et de les rendre accessibles aux utilisateurs autorisés, mais ils nécessitent également une stratégie de sécurité adaptée.
La stratégie d’entreposage doit également être accompagnée d’une stratégie de copies de sauvegarde afin de protéger les données et de prévoir leur récupération en cas de problème.
Conseil du développeur :
Centraliser les données ne signifie pas nécessairement regrouper toutes les informations de l’entreprise dans un seul emplacement.
Il peut être préférable de créer plusieurs environnements centralisés selon la nature et la sensibilité des données. Les données financières et comptables de l’entreprise peuvent, par exemple, être regroupées dans un environnement, tandis que les données liées à la production peuvent être centralisées dans un autre.
L’important est de disposer d’une structure claire permettant de savoir où chaque catégorie de données doit être conservée, qui en est responsable et quels utilisateurs sont autorisés à y accéder.