Peut-on automatiser la production des rapports mensuels?
Question d’efficacité :
La production de rapports mensuels repose rarement sur une seule source de données. Un rapport peut, par exemple, combiner les données de l’auxiliaire des ventes, du système comptable, de la liste des clients et de la production de l’usine.
L’automatisation consiste à connecter ces différentes sources, à consolider et mettre en forme les données, puis à générer le rapport sans avoir à répéter chaque mois les mêmes manipulations. Le rapport mensuel devient alors un rapport à la demande : lorsque les données sont complètes, une simple commande permet de les actualiser et de produire le résultat attendu, notamment en format PDF.
Enjeux :
Le principal enjeu est de s’assurer que les données utilisées pour produire le rapport sont complètes et correspondent à la période demandée. L’automatisation doit donc prévoir des contrôles empêchant, par exemple, de produire le rapport final d’un mois alors que celui-ci n’est pas terminé ou que certaines données ne sont pas encore disponibles.
Lorsque plusieurs sources sont combinées, il faut également s’assurer que les données puissent être regroupées et structurées de manière cohérente avant la production du rapport.
Défis :
Le défi consiste à automatiser l’ensemble du processus, de la récupération des données jusqu’à la production du rapport final. Les données provenant de différentes sources doivent d’abord être consolidées et mises en forme afin qu’elles puissent être utilisées ensemble.
Il faut également intégrer des mécanismes de contrôle au processus d’actualisation. L’objectif n’est pas uniquement de produire le rapport rapidement, mais de s’assurer que l’automatisation ne permette pas de générer un rapport à partir de données incomplètes.
Technologie :
Une combinaison particulièrement efficace repose sur un utilitaire Excel utilisant Power Query et une procédure VBA, communément appelée macro-commande.
- Power Query, intégré à Microsoft Excel 365, permet de se connecter aux différentes sources, de consolider les données et de les mettre en forme avant leur utilisation dans le rapport. Son langage M permet d’automatiser les différentes étapes de préparation des données.
- Une procédure VBA peut ensuite compléter le processus afin d’automatiser certaines actions, notamment l’actualisation et la génération du rapport, ainsi que sa sortie en format PDF.
Conseil du développeur :
Lorsque cela est possible, privilégiez le téléchargement complet des données plutôt que le téléchargement uniquement des nouvelles transactions depuis la dernière actualisation.
Une approche différentielle oblige à conserver et à gérer correctement les données précédemment téléchargées, ce qui peut créer des problèmes lorsque des transactions existantes sont modifiées ou que l’historique devient incomplet.
Lorsque le volume de données le permet, il est souvent plus simple de remplacer les données existantes et de récupérer à nouveau l’ensemble de la source à chaque actualisation. Puisque le processus est automatisé et rapide, cette approche simplifie le fonctionnement du rapport et permet de repartir chaque fois d’un ensemble de données complet.
Pour développer les compétences nécessaires à ce type d’automatisation, la formation Excel – Power Query et Power Pivot niveau 1 constitue un bon point de départ. La formation Power Query niveau 2 permet ensuite d’aller plus loin dans la préparation et la transformation des données. La formation Rapports de gestion est également pertinente pour apprendre à structurer l’information et à intégrer des éléments graphiques aux rapports.