Peut-on automatiser l’envoi de documents personnalisés?
Question d’efficacité :
La réponse simple est oui. L’envoi de documents personnalisés peut être automatisé, mais les possibilités ne se limitent pas à leur transmission.
Un processus automatisé peut préparer un courriel, inscrire le nom du destinataire, définir l’objet, rédiger le message et joindre automatiquement le document correspondant à la bonne personne.
Il est également possible d’automatiser le classement des documents. Par exemple, des fiches de performance destinées aux employés ou des documents de ventes associés à différents représentants peuvent être automatiquement déposés dans les répertoires appropriés.
L’automatisation peut donc prendre en charge la production, la distribution et le classement des documents selon les besoins de l’organisation.
Enjeux :
Dans un environnement Microsoft, Outlook s’intègre particulièrement bien aux autres technologies utilisées pour automatiser l’envoi de courriels et de documents.
L’automatisation peut récupérer les informations nécessaires, préparer le courriel et joindre le document correspondant avant de procéder à son envoi.
Pour le classement des documents, Power Automate peut être utilisé pour automatiser leur déplacement ou leur dépôt dans les emplacements prévus, notamment dans des environnements Microsoft 365.
Il faut donc réfléchir au processus dans son ensemble : le document doit-il être envoyé, classé ou les deux?
Défis :
La confidentialité constitue un enjeu particulièrement important lorsqu’on automatise l’envoi ou le classement de documents personnalisés.
Avant d’automatiser le dépôt de documents dans différents répertoires, assurez-vous que les droits d’accès à ces emplacements ont été correctement configurés. Une automatisation efficace ne doit jamais permettre à un utilisateur d’accéder à un document qu’il n’est pas autorisé à consulter.
La même vigilance doit être appliquée aux envois par courriel. Les règles utilisées pour associer chaque document à son destinataire doivent être suffisamment fiables pour éviter qu’un document confidentiel soit transmis à la mauvaise personne.
Technologie :
Plusieurs technologies Microsoft peuvent être combinées pour automatiser ce type de processus.
Excel peut servir à structurer certaines informations nécessaires au traitement. Visual Basic pour Applications (VBA) permet de programmer différentes étapes de production et d’envoi, tandis que Power Query peut récupérer et préparer les données nécessaires.
Outlook peut être intégré au processus pour l’envoi des courriels et Power Automate peut automatiser différentes étapes du classement et de la circulation des documents dans l’environnement Microsoft 365.
La combinaison des technologies dépend du processus à automatiser et de l’endroit où se trouvent les données et les documents.
Conseil du développeur :
Faites-vous accompagner lorsque vous automatisez l’envoi ou le classement de documents personnalisés. La structure du processus est importante, particulièrement lorsque les documents contiennent de l’information confidentielle.
Portez également une attention particulière à la qualité des données sources. Une erreur dans un nom, une adresse courriel ou une association entre un destinataire et un document peut se répercuter directement dans le processus automatisé.
Une programmation bien conçue peut intégrer des contrôles permettant de détecter certaines anomalies avant l’envoi ou le classement des documents. L’objectif n’est donc pas seulement d’automatiser le processus, mais également de le rendre plus fiable.
Si vous souhaitez automatiser l’envoi, la distribution ou le classement de vos documents, communiquez avec SLV Expert. Notre équipe pourra vous accompagner dans la conception d’un processus adapté à votre environnement et à vos exigences de confidentialité.