Quels documents peut-on créer automatiquement?
Question d’efficacité :
Une très grande variété de documents peut être créée automatiquement à partir des données d’une organisation.
Il peut s’agir de formulaires, de rapports consolidés ou détaillés, de rapports comprenant des éléments graphiques, de rapports de contrôle, de statistiques avancées, de tableaux de bord ou encore de rapports de conciliation.
L’automatisation peut également servir à produire des documents de reddition de comptes ou des formulaires réglementaires destinés, par exemple, au CRTC, au Bureau du surintendant des institutions financières du Canada ou à l’Autorité des marchés financiers du Québec.
Les possibilités sont donc très nombreuses. Vous pouvez également consulter la page Services consacrée aux rapports sur le site de SLV Expert pour découvrir différents exemples de documents et de rapports pouvant être automatisés.
Enjeux :
Avant d’automatiser la création d’un document, prenez le temps de bien définir sa présentation et son contenu.
Certains rapports peuvent être conçus librement selon les besoins de l’organisation, alors que d’autres doivent respecter un format imposé. Dans ce dernier cas, la structure du document doit être reproduite avec précision avant d’en automatiser la production.
Une bonne préparation du modèle de départ facilite donc considérablement le développement de l’automatisation.
Défis :
Certains organismes gouvernementaux ou réglementaires imposent des formulaires ou des rapports spécifiques. L’utilisation de champs nommés peut alors permettre d’identifier précisément les endroits où les différentes données doivent être inscrites dans le document.
L’accès aux données demeure également primordial. Au moment de générer le document, les informations nécessaires doivent être disponibles et suffisamment complètes pour produire un résultat fiable.
L’automatisation doit donc tenir compte à la fois de la structure du document à produire et du moment où les données nécessaires deviennent disponibles.
Technologie :
Plusieurs technologies Microsoft peuvent être utilisées pour automatiser la création de documents et de rapports.
Excel constitue un environnement particulièrement intéressant pour construire et présenter certains rapports, tandis que Visual Basic pour Applications (VBA) permet de programmer les procédures nécessaires à leur génération.
Power Query peut également être utilisé en amont pour récupérer, transformer et assembler les données nécessaires avant de lancer automatiquement la production des différents documents.
Ces technologies peuvent ainsi être combinées selon la nature des données, le format du document et le niveau d’automatisation recherché.
Conseil du développeur :
Ne mesurez pas la valeur de l’automatisation d’un rapport uniquement en fonction du temps économisé.
La production automatisée permet également d’obtenir les résultats plus rapidement, de rendre l’information disponible plus tôt pour la prise de décision et d’améliorer l’intégrité des données en réduisant les manipulations manuelles.
Lorsqu’un même document doit être produit régulièrement, ces bénéfices se répètent à chaque nouvelle production. L’automatisation des rapports peut ainsi générer une valeur ajoutée importante et un excellent retour sur investissement pour l’organisation.
Pour apprendre à structurer les données et à automatiser la production de différents rapports, la formation Rapports de gestion, offerte en différé sur le portail de formation de SLV Expert, permet d’approfondir concrètement cette approche.
L’automatisation de documents fait partie des spécialités de SLV Expert et compte souvent parmi les automatisations pouvant offrir les retours sur investissement les plus rapides. Si vous avez un rapport, un formulaire ou un autre document que vous produisez régulièrement, parlez-nous-en. Nous pourrons vous conseiller sur les possibilités d’automatisation et vous aider à déterminer l’approche la mieux adaptée à votre processus.
Communiquez avec SLV Expert directement à partir du formulaire de notre site Web ou à info@slvexpert.com.