Peut-on générer automatiquement des contrats à partir de modèles?
Question d’efficacité :
Oui, il est tout à fait possible de générer automatiquement des contrats à partir d’un modèle. L’objectif est toutefois d’aller plus loin que la simple création du contrat et d’éviter de saisir plusieurs fois les mêmes informations.
Les renseignements sur le client, le mandat, les produits ou les services peuvent être saisis une seule fois dans un utilitaire. Ces mêmes données peuvent ensuite servir à générer automatiquement le contrat, mais également un bon de travail, une confirmation par courriel ou encore une première facture en format PDF pouvant être expédiée au client.
L’automatisation devient ainsi un processus complet dans lequel une seule saisie peut alimenter plusieurs documents et communications.
Enjeux :
Le principal enjeu consiste à bien structurer les informations dès leur saisie afin qu’elles puissent être réutilisées dans les différents documents. Le nom du client, ses coordonnées, les services retenus, les prix et les autres renseignements nécessaires ne devraient pas avoir à être saisis de nouveau pour chaque document.
Il faut donc réfléchir à l’ensemble du processus entourant le contrat et déterminer quels documents et quelles communications pourraient être produits à partir des mêmes données.
Défis :
Certaines entreprises possèdent une gamme très étendue de produits ou de services. La mise en page des contrats peut alors devenir plus complexe puisque certaines sections doivent apparaître uniquement lorsqu’elles sont pertinentes.
Des procédures programmées peuvent être nécessaires pour masquer automatiquement les lignes vides, les sections inutilisées ou certains éléments qui ne concernent pas le contrat en cours. L’objectif est de conserver une présentation professionnelle, peu importe la quantité d’information contenue dans le document.
Technologie :
Un utilitaire Excel développé avec Visual Basic pour Applications (VBA) peut très bien répondre à ce type de besoin. Power Query peut également être utilisé pour récupérer ou actualiser certaines données nécessaires à la préparation des contrats.
Cette combinaison permet de créer une solution stable et robuste pour saisir l’information, générer les différents documents, produire des fichiers PDF et automatiser certaines communications.
Conseil du développeur :
Pour la mise en page d’un contrat dans Excel, évitez autant que possible d’insérer de longs textes directement dans les cellules. L’utilisation de zones de texte positionnées dans des plages précises offre davantage de souplesse pour gérer le contenu et facilite considérablement la mise en page.
Les objets utilisés pour contrôler l’utilitaire peuvent également être configurés pour ne pas apparaître à l’impression. Il est ainsi possible d’ajouter des boutons permettant, par exemple, de générer un PDF, d’enregistrer le contrat ou de l’imprimer, tout en s’assurant que ces boutons ne figurent jamais sur le document remis au client.