Peut-on automatiser la facturation des clients?
Question d’efficacité :
Oui, la facturation des clients peut très bien être automatisée. La solution dépend toutefois du type de facturation utilisé par l’entreprise.
Les entreprises de services, comme les cabinets de notaires, les bureaux comptables, les avocats ou les entreprises de soutien technologique, facturent souvent des honoraires basés sur le temps travaillé. Dans ce contexte, une solution efficace consiste à mettre en place un mécanisme de saisie des heures avec Power Apps.
Les données peuvent être enregistrées dans Dataverse, puis récupérées et consolidées avec Power Query. Un utilitaire développé dans Excel avec Visual Basic pour Applications (VBA) peut ensuite utiliser ces données pour automatiser la préparation des factures. C’est un mécanisme que nous avons développé à plusieurs reprises et qui est notamment utilisé quotidiennement chez SLV Expert.
Enjeux :
Avant d’automatiser la facturation, il faut bien comprendre les règles utilisées par l’entreprise. Une entreprise qui facture des produits n’aura pas les mêmes besoins qu’une entreprise de services. De la même façon, la facturation d’honoraires à l’heure, de montants forfaitaires ou d’une combinaison des deux nécessite des règles différentes.
Il faut également déterminer quelles informations doivent être saisies, comment elles seront validées et à quel moment elles pourront être transformées en facture.
Défis :
Le principal défi consiste à reproduire correctement les particularités du processus de facturation de l’entreprise. Les tarifs peuvent varier selon le client, l’employé, le mandat, le service ou le type de travail effectué. Des montants forfaitaires, des dépenses ou d’autres éléments peuvent également devoir être ajoutés.
L’automatisation doit donc être suffisamment souple pour respecter ces différentes règles tout en réduisant les interventions manuelles.
Technologie :
Pour une entreprise de services qui facture des heures, Power Apps peut servir à la saisie du temps et Dataverse à la centralisation des données. Power Query permet ensuite de récupérer et de transformer ces informations, tandis qu’un utilitaire Excel VBA peut automatiser la préparation des factures.
D’autres architectures peuvent être privilégiées selon le type de produits ou de services facturés et les systèmes déjà utilisés par l’entreprise.
Conseil du développeur :
Il n’existe pas une seule méthode pour automatiser la facturation. Une entreprise qui facture des produits, des honoraires forfaitaires ou du temps travaillé aura des besoins différents. Il faut donc commencer par analyser le processus actuel, les règles de facturation et les exceptions avant de choisir les technologies.
C’est un type de solution qui gagne à être développé sur mesure. Chez SLV Expert, nous avons réalisé ce type d’automatisation à plusieurs reprises et pouvons vous accompagner dans la mise en place d’une méthodologie et d’un processus robustes.
L’automatisation de la facturation peut offrir un retour sur investissement rapide puisqu’elle permet de réduire le temps consacré à la préparation des factures, de limiter les manipulations répétitives et d’accélérer le processus de facturation.