Quelle est la meilleure façon d’automatiser le traitement des factures fournisseurs?
Question d’efficacité :
L’automatisation du traitement des factures fournisseurs repose sur plusieurs éléments qui doivent fonctionner ensemble. Une première étape consiste à maintenir une liste structurée des fournisseurs et, lorsque le volume le justifie, à utiliser une adresse courriel spécifique pour recevoir les factures.
À leur réception, un mécanisme automatisé peut enregistrer les factures et les classer dans les répertoires appropriés. Power Automate peut notamment prendre en charge cette étape. Les données provenant des différentes factures peuvent ensuite être regroupées et consolidées avec Power Query afin d’en faciliter le traitement et l’analyse.
Il est également possible d’aller plus loin en créant un agent Copilot sur mesure capable d’intervenir dans plusieurs étapes du processus, de la réception de la facture jusqu’à son traitement selon les règles établies.
Enjeux :
L’automatisation doit s’appuyer sur un processus robuste et clairement défini. Il faut notamment déterminer comment les factures sont reçues, où elles sont enregistrées, quelles informations doivent être récupérées et quelles règles doivent être appliquées avant leur traitement.
La confidentialité est également importante. Les répertoires contenant les factures doivent être accessibles uniquement aux personnes autorisées et être couverts par des mécanismes appropriés de sauvegarde et de récupération.
Défis :
Toutes les factures ne seront pas reçues dans le même format et certaines ne correspondront pas aux règles prévues. Il faut donc prévoir des mécanismes d’exception pour identifier les factures qui nécessitent une intervention particulière plutôt que de poursuivre automatiquement leur traitement.
Il faut également s’assurer que les règles permettent d’identifier correctement le fournisseur et d’éviter qu’une facture soit classée ou traitée au mauvais endroit.
Technologie :
Plusieurs technologies Microsoft peuvent être combinées selon le niveau d’automatisation recherché. Power Automate peut gérer la réception, l’enregistrement et le classement des documents. Power Query peut consolider et transformer les données nécessaires au traitement et à l’analyse des factures.
Un agent Copilot développé sur mesure peut également être intégré au processus afin d’analyser l’information, d’appliquer certaines règles et de déclencher les actions appropriées.
Conseil du développeur :
Avant de chercher à automatiser l’ensemble du processus, commencez par documenter le parcours d’une facture fournisseur, de sa réception jusqu’à son traitement final. Identifiez les règles qui sont toujours les mêmes, les informations nécessaires à chaque étape et surtout les situations qui nécessitent une intervention humaine.
Prévoyez également dès le départ les règles d’accès aux documents, les mécanismes de sauvegarde et le traitement des exceptions. Une automatisation efficace ne doit pas seulement traiter rapidement les factures conformes : elle doit aussi savoir reconnaître les situations qui sortent du processus prévu et les diriger vers la bonne personne.