Comment éviter les multiples versions d’un même document?
Question d’efficacité :
La multiplication des versions d'un même document représente un problème fréquent dans les entreprises. Lorsqu'un fichier est transmis par courriel à plusieurs employés, chacun peut enregistrer sa propre copie, y apporter des modifications et retourner une nouvelle version.
Il devient alors difficile de déterminer quel document contient les informations les plus récentes et quelles modifications doivent être conservées.
Une solution particulièrement efficace consiste à utiliser un emplacement documentaire centralisé, dans lequel les employés travaillent directement sur un même fichier plutôt que de créer plusieurs copies.
Microsoft SharePoint et OneDrive permettent notamment de conserver une version commune des documents et d'autoriser plusieurs utilisateurs à y travailler simultanément.
Par exemple, plusieurs employés peuvent modifier un même fichier Excel ou Word sans devoir se transmettre successivement différentes versions par courriel.
Les modifications sont enregistrées dans le document centralisé et un historique permet, selon la configuration retenue, de consulter ou de récupérer des versions antérieures.
Cette approche réduit les risques de confusion, facilite la collaboration et permet aux employés de travailler à partir des informations les plus récentes.
Enjeux :
Le principal enjeu consiste à assurer l'unicité du document de référence, tout en permettant aux employés d'y apporter les modifications nécessaires.
Il faut notamment éviter que les documents soient copiés dans plusieurs répertoires ou transmis sous forme de pièces jointes lorsque plusieurs personnes doivent collaborer à leur préparation.
L'utilisation de liens vers un document centralisé permet aux utilisateurs d'accéder au même fichier, sans multiplier les copies.
Un autre enjeu concerne la conservation des versions antérieures. Même lorsqu'un document est centralisé, il peut être nécessaire de retrouver son contenu à une date précédente, notamment lorsqu'une modification a été effectuée par erreur.
Il faut également distinguer les documents en cours de préparation des documents officiellement approuvés. Certaines organisations doivent conserver une version définitive d'un contrat, d'une politique ou d'un rapport, tout en poursuivant le travail sur une nouvelle version.
La gestion des versions doit donc tenir compte des besoins de collaboration, de validation et de conservation propres à chaque type de document.
Défis :
Le principal défi consiste à modifier les habitudes de travail des employés qui utilisent régulièrement les pièces jointes pour échanger des documents.
Même lorsqu'un fichier est conservé dans SharePoint, un utilisateur peut en télécharger une copie sur son ordinateur, la modifier et créer une nouvelle version indépendante du document original.
Il faut donc privilégier les méthodes de collaboration qui permettent de travailler directement sur les documents centralisés.
Un autre défi concerne les modifications simultanées. Bien que Microsoft 365 permette la coédition de nombreux fichiers Word, Excel et PowerPoint, certaines fonctionnalités, certains formats de fichiers ou certaines configurations peuvent limiter cette possibilité.
Par exemple, les classeurs Excel comportant des fonctionnalités particulières, notamment certaines automatisations VBA, peuvent nécessiter une méthode de travail différente de celle utilisée pour un classeur standard.
Il faut également prévoir les situations où un document doit être approuvé avant sa diffusion, ainsi que les mécanismes permettant d'éviter qu'une version de travail soit utilisée comme document officiel.
Enfin, l'historique des versions doit être configuré en fonction des besoins de conservation et de la capacité de stockage disponible.
Technologie :
Microsoft SharePoint offre des fonctionnalités de gestion des versions permettant de conserver un historique des modifications apportées aux fichiers d'une bibliothèque documentaire.
Lorsqu'un document est modifié, SharePoint peut enregistrer une nouvelle version selon les paramètres de la bibliothèque. Les utilisateurs autorisés peuvent consulter l'historique, comparer certaines versions ou restaurer une version antérieure lorsque cela est nécessaire.
Microsoft OneDrive propose également un historique des versions pour les fichiers compatibles, permettant de récupérer des modifications précédentes.
Les applications Microsoft Word, Excel et PowerPoint prennent en charge la coédition lorsque les fichiers sont conservés dans un environnement compatible et que les conditions techniques nécessaires sont respectées.
La fonction d'enregistrement automatique permet de conserver les modifications dans le fichier partagé, sans devoir produire manuellement une nouvelle copie.
Microsoft Teams facilite l'accès aux documents collaboratifs. Les fichiers partagés dans les canaux standards sont généralement conservés dans SharePoint, ce qui permet aux membres de l'équipe de travailler sur une source commune.
Pour les documents nécessitant une validation officielle, SharePoint permet également de configurer des mécanismes d'approbation et, selon les besoins, des versions principales et secondaires.
Microsoft Power Automate peut compléter ces fonctionnalités en déclenchant un processus d'approbation lorsqu'un document atteint une étape particulière.
Par exemple, lorsqu'un employé termine la préparation d'un contrat, un flux automatisé peut transmettre une demande d'approbation à son gestionnaire, enregistrer la décision et mettre à jour le statut du document.
Pour les besoins plus avancés, les métadonnées SharePoint permettent de distinguer les documents en préparation, en révision, approuvés ou archivés.
Il est également possible d'utiliser les fonctionnalités d'extraction et d'archivage (check-out/check-in) pour certains processus nécessitant un contrôle plus strict des modifications. Toutefois, l'extraction obligatoire peut empêcher la coédition simultanée et doit être utilisée uniquement lorsque les besoins le justifient.
Conseil du développeur :
Pour éviter la multiplication des versions, commencez par établir un emplacement de référence unique pour chaque document utilisé collectivement.
Privilégiez le partage de liens SharePoint ou OneDrive plutôt que l'envoi de pièces jointes. Les employés pourront ainsi consulter et modifier le même document, sans créer de copies indépendantes.
Activez et configurez l'historique des versions selon les besoins de l'organisation. Il n'est pas nécessaire de conserver indéfiniment toutes les versions de tous les documents, particulièrement lorsque les fichiers sont volumineux ou fréquemment modifiés.
Pour les documents nécessitant une approbation, envisagez d'automatiser le processus avec Power Automate plutôt que de créer manuellement des fichiers portant des noms comme « Version finale », « Version finale 2 » ou « Version finale corrigée ».
Une fois le document approuvé, il est possible de contrôler les modifications ultérieures et, lorsque nécessaire, de conserver une copie officielle dans un emplacement approprié.
Enfin, pour les fichiers Excel comportant des macros VBA ou des fonctionnalités incompatibles avec la coédition, prévoyez une méthode de gestion adaptée. Il peut notamment être préférable de séparer les données partagées du fichier contenant les automatisations afin de réduire les conflits de modification.
L'objectif est de permettre aux employés de collaborer sur une source documentaire commune, tout en conservant la possibilité de retracer les modifications et de récupérer les versions antérieures lorsque nécessaire.