Comment garder ses indicateurs de performance à jour automatiquement?
Question d’efficacité :
Les indicateurs de performance, souvent appelés KPI, sont des éléments importants dans la conception d’un tableau de bord. Ils permettent de suivre les résultats de l’organisation et de concentrer l’attention sur les informations réellement utiles à la prise de décision.
Il est plutôt rare de devoir modifier régulièrement les indicateurs de performance eux-mêmes. L’essentiel consiste davantage à choisir les bons indicateurs dès le départ, à les calculer avec rigueur et à les alimenter avec des données à jour.
Une fois les indicateurs correctement définis, leur mise à jour peut suivre l’actualisation des données utilisées dans le tableau de bord.
Enjeux :
Le principal enjeu consiste à choisir les bons indicateurs de performance dès la conception du tableau de bord plutôt que de devoir constamment les modifier par la suite.
Les indicateurs doivent correspondre aux objectifs de l’organisation et aux décisions que les gestionnaires doivent prendre. Leur pertinence est donc plus importante que leur nombre.
Un tableau de bord efficace doit permettre de concentrer l’attention sur les quelques indicateurs qui permettent réellement de comprendre les résultats et leur évolution.
Défis :
Dans le monde entrepreneurial, les dirigeants utilisent souvent un nombre relativement limité d’indicateurs pour suivre leur entreprise. Ces indicateurs sont étroitement liés à leur secteur d’activité, à leur stratégie et à leur façon de gérer l’organisation.
La personnalisation devient donc importante. Les indicateurs pertinents pour une entreprise ne sont pas nécessairement ceux qui seront utiles à une autre.
Dans un tableau de bord, il est rarement nécessaire de présenter 20, 25 ou 30 indicateurs de performance. Une dizaine d’indicateurs bien choisis, accompagnés de possibilités de forage permettant d’approfondir certains résultats, peut offrir une information beaucoup plus pertinente pour la prise de décision.
Technologie :
Lorsque les données sont structurées sous forme de base de données, chaque colonne, que l’on appelle également un champ, représente un type d’information.
Les fonctions DAX permettent de créer des mesures de calcul à partir de ces différents champs. Ces mesures peuvent servir à construire les indicateurs de performance nécessaires au tableau de bord et à répondre aux différents besoins d’analyse de l’organisation.
Power Pivot permet d’utiliser ces mesures dans le modèle de données afin que les indicateurs soient recalculés lorsque les données sont actualisées.
Conseil du développeur :
Avant de multiplier les indicateurs de performance, déterminez ceux qui sont réellement utilisés par les dirigeants pour comprendre l’entreprise et prendre leurs décisions. Commencez par ces indicateurs et prévoyez ensuite des possibilités de forage pour permettre aux utilisateurs d’approfondir les résultats lorsque nécessaire.
Pour développer les connaissances nécessaires à la structuration des données et à la création de ces mesures, la formation Power Query et Power Pivot pour contrôleurs et analystes, offerte sur le portail de formation de SLV Expert, constitue un bon point de départ.
Pour approfondir la création des mesures de calcul, la formation Fonctions DAX pour Power Query et Power BI permet d’aller plus loin dans l’utilisation du langage DAX et dans la création des calculs nécessaires aux indicateurs de performance.