Quelles tâches de saisie de données peut-on automatiser?
Question d’efficacité :
L’automatisation de la saisie de données permet évidemment de gagner du temps et d’améliorer la productivité, mais son intérêt va au-delà de la rapidité d’exécution. Elle permet également d’améliorer l’intégrité et la qualité des données enregistrées.
L’utilisation de conditions, de filtres et de listes déroulantes permet notamment de mieux encadrer la saisie. Il est également possible de vérifier que toutes les informations nécessaires sont présentes avant de permettre leur enregistrement et d’afficher des messages de confirmation à l’utilisateur.
L’automatisation permet ainsi de réduire considérablement les risques d’erreurs de saisie tout en accélérant le traitement de l’information.
Enjeux :
Il existe plusieurs types de saisie de données et la stratégie d’automatisation doit être adaptée à la nature de l’information et au traitement qui doit ensuite être effectué.
Dans certains cas, un formulaire peut guider directement l’utilisateur pendant la saisie. Dans d’autres situations, un agent peut récupérer l’information et la déposer automatiquement à l’endroit prévu.
La méthode retenue dépend donc de la provenance des données, de leur destination et de la façon dont elles devront être utilisées par la suite.
Défis :
La variété des méthodes de saisie et des traitements possibles entraîne également une variété de solutions technologiques.
Une information saisie dans un formulaire, récupérée automatiquement par un agent ou reçue par un autre processus ne sera pas nécessairement traitée de la même manière.
Le défi consiste donc à choisir et à combiner les technologies appropriées afin de créer un processus adapté à la réalité de l’organisation plutôt que de chercher une seule solution applicable à toutes les situations.
Technologie :
Plusieurs technologies peuvent participer à l’automatisation de la saisie et du traitement des données.
Des agents d’intelligence artificielle peuvent récupérer certaines informations et participer à leur traitement. Power Apps permet de développer des formulaires de saisie adaptés aux besoins des utilisateurs.
Power Automate peut ensuite automatiser différentes actions liées aux données reçues et enregistrées, notamment leur classement et leur transfert vers les emplacements appropriés.
Power Query peut finalement être utilisé pour récupérer et consulter les données structurées afin de les exploiter dans différents rapports ou processus.
La solution peut donc combiner plusieurs technologies selon la nature de la saisie et l’utilisation qui sera faite des données.
Conseil du développeur :
Le développement d’une automatisation exige du temps, des ressources et un investissement financier. Il n’est donc pas nécessairement avantageux de commencer par vouloir automatiser toutes les tâches de saisie.
Identifiez d’abord les tâches qui représentent le plus grand volume de données ou qui nécessitent le plus de temps.
Privilégiez ensuite les automatisations qui peuvent générer le meilleur retour sur investissement tout en demandant un effort de développement raisonnable.
Cette approche permet de commencer par les gains les plus importants, de mesurer les résultats obtenus et d’étendre progressivement l’automatisation à d’autres tâches lorsque cela devient pertinent.