Comment obtenir une source unique et fiable pour ses données?
Question d’efficacité :
Idéalement, une organisation souhaite disposer d’une source unique et fiable pour exploiter ses données. Cette source ne signifie toutefois pas que toutes les données doivent nécessairement être entreposées dans une seule base de données.
Dans plusieurs situations, les informations nécessaires à la création d’un rapport ou d’une vue pertinente proviennent de différentes sources. Il n’y a donc pas nécessairement de gain à vouloir déplacer toutes les données vers un même emplacement.
Une approche efficace consiste plutôt à maîtriser la récupération et la fusion des différentes sources afin de créer un ensemble de données complet et fiable. Power Query permet notamment de réunir ces informations et de les préparer pour leur utilisation.
Enjeux :
Lorsque des données provenant de plusieurs sources sont utilisées, il est important de déterminer quelle source doit être considérée comme la référence pour chaque information.
Deux systèmes peuvent contenir des informations similaires sans nécessairement présenter exactement les mêmes données. Il faut alors déterminer quelle source est la plus fiable ou doit avoir priorité lorsque des différences apparaissent.
Cette hiérarchie entre les différentes sources permet de construire un ensemble de données cohérent sans devoir nécessairement regrouper physiquement toutes les informations dans une seule base de données.
Défis :
Le principal défi consiste à comprendre l’ensemble du flux des données ainsi que les besoins de l’organisation.
Les données doivent servir le fonctionnement de l’organisation, et non l’inverse. Il faut donc comprendre les différentes étapes de production, les postes de travail concernés et les traitements effectués avant de déterminer comment les différentes sources de données doivent être utilisées.
Cette compréhension permet de construire une structure adaptée aux besoins réels de l’organisation plutôt que d’organiser les processus uniquement en fonction de la façon dont les données sont actuellement entreposées.
Technologie :
Power Query est particulièrement bien adapté à la récupération et à la fusion de données provenant de plusieurs sources. Il permet d’effectuer des requêtes, de transformer les données et de les réunir afin de créer un ensemble structuré pouvant ensuite être utilisé dans les rapports.
SQL constitue également une technologie performante pour effectuer des requêtes et exploiter les données contenues dans des bases de données.
Le choix de la technologie dépend notamment de l’emplacement des données, de leur structure et de la façon dont elles doivent être regroupées et utilisées.
Conseil du développeur :
Commencez par développer une vue globale de l’organisation et de ses besoins avant de descendre dans le détail des différentes sources de données.
Cette analyse doit se faire de haut en bas : comprenez d’abord les grands processus, les besoins de l’organisation et les résultats recherchés, puis déterminez quelles données sont nécessaires et quelles sources doivent être utilisées.
Évitez également de vous laisser distraire trop rapidement par les cas d’exception. Commencez par construire une structure qui répond à la majorité des situations et qui donne une vision cohérente de l’ensemble.
Les exceptions pourront ensuite être identifiées et traitées individuellement sans perdre de vue la logique générale du processus.
Pour approfondir concrètement les notions abordées dans cette fiche, la formation Power Query et Power Pivot pour contrôleurs et analystes, offerte en différé sur le portail de formation de SLV Expert, constitue un excellent point de départ. Elle permet notamment de comprendre comment récupérer, structurer et combiner des données provenant de différentes sources afin de pouvoir les exploiter efficacement.