Comment produire efficacement un rapport de reddition de comptes?
Question d’efficacité :
De nombreuses organisations doivent produire périodiquement des rapports de reddition de comptes. C’est notamment le cas de certains médias qui doivent transmettre des rapports au CRTC, des organismes à but non lucratif qui rendent compte de leurs activités à leur conseil d’administration ou à leurs bailleurs de fonds, ainsi que des institutions financières qui peuvent avoir des obligations de reddition de comptes auprès d’organismes de réglementation.
La production de ces rapports peut représenter un travail important lorsque l’information doit être récupérée manuellement de plusieurs sources. L’automatisation permet de structurer cette collecte et de faciliter la production périodique des rapports.
Enjeux :
Un rapport de reddition de comptes n’est généralement pas un rapport purement financier. Il peut combiner des données financières, des statistiques opérationnelles et différents indicateurs permettant de démontrer les activités et les résultats de l’organisation.
Certains rapports doivent également respecter des critères et un format précis déterminés par l’organisme qui les reçoit. Avant d’automatiser leur production, il faut donc identifier l’ensemble des informations nécessaires, leurs sources et les exigences auxquelles le rapport doit répondre.
Défis :
Le principal défi consiste à regrouper des données de différentes natures et provenant de plusieurs sources.
Pour un OBNL, par exemple, la reddition de comptes peut inclure le nombre de personnes ayant reçu un service, le taux de satisfaction de la clientèle, l’impact des activités dans la société et le coût des services rendus.
Ces informations sont également souvent comparées aux résultats des années précédentes. L’automatisation doit donc permettre de réunir les données actuelles et historiques afin de faciliter leur analyse et leur comparaison.
Technologie :
Excel est souvent bien adapté à la production automatisée de rapports de reddition de comptes puisqu’il permet de combiner les données, les calculs et la mise en forme des rapports dans un même environnement.
Power Query permet de récupérer et de préparer automatiquement des données provenant de différentes sources. VBA permet ensuite d’automatiser certaines étapes du traitement, de la mise en forme et de la production du rapport.
Un utilitaire Excel combinant Power Query et VBA offre également suffisamment de flexibilité pour faire évoluer le rapport lorsque les informations demandées ou sa présentation doivent être modifiées.
Conseil du développeur :
Adaptez la conception du rapport au type de reddition de comptes demandé. Pour un OBNL, l’ajout d’éléments graphiques peut faciliter la présentation des résultats, des statistiques et de leur évolution.
Lorsqu’un rapport répond plutôt à des exigences réglementaires ou à des normes préétablies, respectez rigoureusement le format demandé par l’organisme qui le reçoit.
Enfin, prévoyez des rapports de contrôle et des analyses comparatives avec les années précédentes. Ces mécanismes permettent de vérifier les résultats produits et de repérer plus facilement les variations qui méritent une attention particulière.