Comment produire plusieurs rapports à partir d’une même source de données?
Question d’efficacité :
Une même source de données peut servir à produire plusieurs rapports différents. Une fois les données correctement structurées et accessibles, elles peuvent être utilisées pour présenter l’information sous différents angles selon les besoins de l’organisation.
Il est également possible d’automatiser la production de plusieurs rapports à partir de cette même source afin d’éviter de répéter manuellement les mêmes opérations.
Pour découvrir différents types de rapports qui peuvent être produits et automatisés, consultez la page Services consacrée aux rapports sur le site de SLV Expert. Vous y trouverez plusieurs exemples concrets qui permettent de mieux visualiser les possibilités.
Enjeux :
Lorsqu’on souhaite automatiser la production de rapports, il est important de conserver une vision complète du processus de l’organisation.
Il faut notamment s’assurer que toutes les données nécessaires sont disponibles au moment où les rapports doivent être générés. Un processus automatisé ne devrait pas produire un rapport si certaines informations nécessaires ne sont pas encore accessibles.
La disponibilité et l’intégrité des données doivent donc être considérées dans la conception du processus de production des rapports.
Défis :
Dans certaines situations, il faut produire un même type de rapport pour un grand nombre de clients, de projets ou de travaux différents.
Une méthode consiste alors à programmer une boucle. Plutôt que de lancer manuellement la création de chaque rapport, la procédure parcourt successivement les différents éléments et génère automatiquement un rapport pour chacun d’eux.
Cette méthode permet de produire massivement une série de rapports à partir d’une même source de données tout en appliquant à chacun les critères qui lui sont propres.
Technologie :
Visual Basic pour Applications, ou VBA, est particulièrement bien adapté à l’automatisation de la production de rapports dans Excel.
Des procédures programmées peuvent être utilisées pour générer les différents rapports et intégrer certaines actions supplémentaires à leur production.
Il est notamment possible de produire automatiquement un rapport en format PDF ou d’intégrer à la procédure les actions nécessaires pour le transmettre par courriel.
Conseil du développeur :
L’automatisation de la production des rapports ne signifie pas nécessairement qu’ils doivent être envoyés automatiquement par courriel.
Dans certaines organisations, il est préférable de générer les rapports, puis de les déposer automatiquement dans une structure de dossiers afin qu’ils demeurent accessibles aux personnes concernées.
Power Automate peut alors reprendre les rapports générés et les déposer dans les emplacements prévus. Cette structure peut se trouver dans SharePoint, OneDrive ou sur un serveur de l’entreprise.
Cette approche permet de séparer la production automatisée des rapports de leur distribution et d’adapter plus facilement le processus à la façon dont l’organisation souhaite rendre l’information accessible.
L’automatisation des rapports fait également partie des automatisations qui peuvent générer une valeur ajoutée particulièrement importante pour une organisation. Elle permet de produire l’information plus rapidement et plus efficacement, tout en améliorant la constance, l’intégrité des données et la qualité des rapports produits.
Lorsque les mêmes rapports doivent être préparés régulièrement ou en grand volume, les gains de temps se répètent à chaque production. L’automatisation peut alors offrir un retour sur investissement important en réduisant les interventions manuelles tout en améliorant la qualité du processus.