Comment réduire les erreurs de données en entreprise?
Question d’efficacité :
Les problèmes d’intégrité des données représentent un véritable enjeu pour les organisations. Des erreurs peuvent apparaître au moment de la saisie, pendant le traitement de l’information ou lors de la production des rapports.
Réduire ces erreurs demande donc d’intervenir à différentes étapes du traitement des données. L’objectif est de mettre en place des mécanismes permettant de prévenir les erreurs, de les détecter lorsqu’elles surviennent et de vérifier l’intégrité des résultats produits.
Plusieurs méthodes peuvent être utilisées, mais elles doivent être adaptées à la façon dont les données circulent à l’intérieur de l’organisation.
Enjeux :
Chaque organisation possède ses propres processus et ses propres méthodes de traitement des données. Les sources d’erreurs peuvent donc être très différentes d’une entreprise à l’autre.
Une donnée peut être saisie manuellement, provenir d’un formulaire, être récupérée d’un système ou encore être extraite d’un courriel avant d’être transformée et enregistrée.
Il n’existe donc pas une seule méthode permettant d’éliminer toutes les erreurs. Les mécanismes de contrôle doivent être adaptés aux différentes sources de données et aux processus utilisés par l’organisation.
Défis :
Le premier défi consiste à établir un bon diagnostic.
Avant de développer des mécanismes de contrôle, il faut comprendre comment les données sont saisies, comment elles circulent dans l’organisation et quelles étapes sont susceptibles de générer des erreurs.
Une bonne compréhension des flux de données permet d’identifier les endroits où les contrôles seront les plus efficaces et d’établir un plan avant de commencer à automatiser la gestion des erreurs.
Technologie :
Plusieurs technologies Microsoft peuvent être utilisées pour améliorer l’intégrité des données.
Excel offre différentes fonctions permettant de gérer ou de détecter certaines erreurs. Power Query peut être utilisé pour récupérer, transformer et contrôler les données provenant de différentes sources.
Power Apps permet de créer des applications et des formulaires qui encadrent davantage la saisie des données, tandis que Power BI peut contribuer à leur analyse et à l’identification de résultats qui nécessitent une attention particulière.
Le choix de la technologie dépend donc principalement de l’endroit où les erreurs apparaissent et du processus qui doit être contrôlé.
Conseil du développeur :
Une première méthode consiste à contrôler les données dès leur entrée. Qu’elles proviennent d’un formulaire, d’un courriel ou d’une autre source, les informations importantes devraient être encadrées le plus tôt possible.
Les listes de clients, les listes de produits, les dates et les autres paramètres utilisés pour la saisie devraient également servir de référence lors de la création des rapports. L’utilisation des mêmes paramètres ou constantes de calcul à différentes étapes du processus permet de maintenir une plus grande cohérence des données.
Une deuxième méthode consiste à créer un rapport de contrôle. Celui-ci permet de comparer les données téléchargées, saisies ou entreposées avec les résultats produits dans les rapports.
Dans les rapports détaillés, différentes conditions peuvent être utilisées pour segmenter les données et produire les résultats recherchés. Le rapport de contrôle peut utiliser des calculs comportant moins de conditions afin de vérifier les résultats globaux. La comparaison entre ces calculs permet de confirmer que les différentes segmentations produisent, une fois regroupées, les mêmes résultats que les données sources.
Une troisième méthode consiste à programmer une validation systématique avant l’enregistrement des données. Des boîtes de dialogue peuvent informer l’utilisateur lorsqu’une information est manquante ou incorrecte, et le programme peut vérifier que tous les champs obligatoires ont été remplis avant d’autoriser l’enregistrement.
L’objectif est de déplacer le plus possible les contrôles vers le début du processus plutôt que de découvrir les erreurs uniquement au moment de produire les rapports.