Comment retrouver rapidement l’information dans les documents internes?
Question d’efficacité :
Pour retrouver rapidement une information dans les documents internes, il est préférable de centraliser les fichiers dans des bibliothèques SharePoint structurées et d’utiliser un moteur de recherche capable d’interroger leur contenu.
Un agent conversationnel Microsoft Copilot peut également permettre aux employés de poser des questions en langage naturel et d’obtenir des réponses à partir des documents auxquels ils ont accès, sans devoir ouvrir chaque fichier individuellement.
Enjeux :
La qualité des résultats dépend de l’organisation des documents, de leur indexation et des autorisations d’accès. Les informations confidentielles doivent demeurer accessibles uniquement aux personnes autorisées.
Défis :
Les principaux défis consistent à éliminer les doublons, à maintenir les documents à jour et à définir une structure documentaire cohérente.
L’utilisation de métadonnées SharePoint, comme le type de document, le service responsable ou la date de révision, facilite le filtrage et améliore la précision des recherches.
Technologie :
Microsoft SharePoint : indexation du contenu, recherche par mots-clés, filtres et métadonnées.
Microsoft Search : recherche unifiée dans les contenus Microsoft 365 accessibles à l’utilisateur.
Microsoft Copilot Studio : création d’agents conversationnels utilisant des bibliothèques SharePoint comme sources de connaissances.
Microsoft Entra ID : gestion des identités, des groupes et des autorisations d’accès.
Conseil du développeur :
Avant de créer un agent conversationnel, vérifiez que les documents sont correctement indexés et que les autorisations SharePoint respectent le principe du moindre privilège.
Configurez l’agent pour qu’il fournisse les références des documents utilisés dans ses réponses. Cela permet aux employés de vérifier l’information à sa source et réduit les risques de s’appuyer sur des réponses inexactes ou provenant de documents périmés.