Quelle est la meilleure façon d’automatiser le calcul des commissions?
Question d’efficacité :
Chaque organisation possède sa propre méthode de calcul des commissions. Le calcul est rarement aussi simple que l’application d’un pourcentage sur les ventes. Il peut comprendre différentes fourchettes, avec des seuils minimums et maximums, ainsi que des taux de commission qui varient selon les employés, leur contrat d’embauche ou leurs responsabilités.
Pour automatiser efficacement ces calculs, une bonne approche consiste à isoler les constantes de calcul dans un emplacement distinct. Les différentes fourchettes, les seuils et les taux de commissionnement peuvent ainsi être modifiés sans avoir à intervenir directement dans les formules ou dans la programmation de l’outil.
Cette structure permet également d’appliquer des règles différentes à chaque personne lorsque les conditions de commissionnement ne sont pas identiques pour tous les employés.
Enjeux :
Une même transaction peut comporter plusieurs dates : la date de création du contrat, la date du dépôt, la date de la transaction, la date de confirmation ou encore la date de livraison.
Il est donc essentiel de déterminer dès le départ quelle date sera utilisée pour établir le moment où la commission devient admissible.
Cette décision est particulièrement importante lorsque les commissions sont versées mensuellement. Si une transaction n’est pas entièrement complétée à la fin du mois, il faut déterminer si elle doit être incluse dans le calcul de la commission du mois courant ou seulement lorsqu’elle sera complétée.
Défis :
Une transaction considérée dans le calcul d’un mois peut être modifiée ultérieurement. Des remboursements, des annulations ou des renversements peuvent notamment survenir après la fermeture de la période.
Il faut donc calculer les commissions et les ajustements de chaque mois, mais également effectuer une comparaison avec les résultats cumulatifs depuis le début de l’année.
Ce contrôle permet de tenir compte des modifications apportées aux transactions des périodes précédentes, d’identifier les écarts et de préserver l’intégrité du calcul des commissions.
Technologie :
Microsoft Excel est un outil particulièrement solide pour automatiser le calcul des commissions. Il permet de structurer les données, d’intégrer les différentes règles de calcul et de produire les résultats selon les périodes déterminées.
Des options d’affichage peuvent également permettre de présenter les résultats sans nécessairement exposer les formules ou les règles utilisées pour effectuer les calculs.
Cette possibilité peut être particulièrement intéressante lorsque les taux, les fourchettes ou les conditions de commissionnement diffèrent d’un employé à l’autre et que l’organisation souhaite conserver une certaine confidentialité sur ces paramètres.
Conseil du développeur :
Accordez une attention particulière à la gestion des dates. Avant d’automatiser le processus, déterminez précisément quelle date rend une transaction admissible au calcul d’une commission et comment seront traitées les transactions qui ne sont pas complètement finalisées à la fermeture d’une période.
Il est également préférable que les règles de commissionnement soient clairement définies dans le contrat d’embauche de l’employé. Les seuils, les taux, la date utilisée pour reconnaître la transaction ainsi que le traitement des remboursements, des annulations et des renversements devraient être suffisamment précis pour permettre d’appliquer les règles de façon constante.
L’automatisation devient alors l’application d’une règle clairement définie plutôt qu’un mécanisme devant interpréter les conditions de commissionnement.