Quelles tâches répétitives devrait-on automatiser en priorité?
Question d’efficacité :
Pour déterminer quelles tâches répétitives automatiser en priorité, commencez par mesurer le temps qu’elles demandent actuellement.
Une tâche effectuée fréquemment et qui exige beaucoup de temps représente naturellement une bonne candidate à l’automatisation, particulièrement lorsqu’elle apporte peu de valeur ajoutée et mobilise inutilement des ressources.
Il faut également considérer que les contrôles de qualité associés à ces tâches peuvent souvent être automatisés. L’objectif n’est donc pas seulement d’exécuter le travail plus rapidement, mais aussi de réduire les interventions manuelles tout en maintenant la qualité du résultat.
Enjeux :
Avant d’automatiser, il est important d’avoir une bonne vision de l’entreprise, autant à un niveau global que dans le détail des processus concernés.
Cette compréhension permet d’identifier les tâches répétitives, d’évaluer le temps qu’elles mobilisent et de reconnaître les risques qui doivent être contrôlés.
Pour les petites automatisations, cette analyse peut demeurer relativement simple. L’important est de comprendre suffisamment le processus pour automatiser la bonne tâche et prévoir les contrôles nécessaires.
Défis :
Une automatisation doit avant tout être robuste et conçue pour réduire les risques d’erreurs.
Les solutions programmées permettent d’encadrer l’exécution d’une tâche et de protéger certains éléments qui ne devraient pas être modifiés par l’utilisateur.
L’utilisation de fichiers modèles constitue également une approche intéressante. L’employé peut effectuer son travail à partir d’une copie du modèle plutôt que directement dans le fichier original. Le modèle demeure ainsi intact et peut être réutilisé pour les prochaines opérations, ce qui réduit les risques de modification ou de corruption du fichier de référence.
Technologie :
La technologie à utiliser dépend principalement de la tâche répétitive que l’on souhaite automatiser.
La grande famille des technologies Microsoft offre de nombreuses possibilités, mais d’autres fournisseurs peuvent également proposer des outils adaptés à certains processus.
Il ne faut donc pas choisir la technologie avant d’avoir compris la tâche. Identifiez d’abord ce qui doit être automatisé, puis sélectionnez l’outil qui permet de le faire de la façon la plus simple et la plus robuste possible.
Conseil du développeur :
Certaines automatisations sont beaucoup plus simples à réaliser qu’on pourrait le croire. Dans certains cas, le temps nécessaire pour automatiser une tâche peut même être inférieur au temps requis pour l’exécuter manuellement une seule fois.
Prenons l’exemple de l’impression d’une série d’étiquettes ou d’enveloppes. Une procédure programmée en boucle peut parcourir une liste et lancer automatiquement les impressions nécessaires. Une opération répétitive qui aurait demandé plusieurs manipulations peut ainsi être exécutée en très peu de temps.
Ces petites automatisations peuvent générer des économies de temps immédiates et offrir un retour sur investissement particulièrement rapide.
Ne restez donc pas seul avec une tâche répétitive simplement parce qu’elle semble trop petite pour justifier un projet d’automatisation. Identifiez les opérations qui vous font perdre du temps et échangez avec un développeur spécialisé. Une courte discussion peut parfois permettre de découvrir qu’une tâche effectuée manuellement depuis des années peut être automatisée très simplement.
Vous pouvez communiquer avec l’équipe de développeurs de SLV Expert pour discuter de vos besoins et évaluer les possibilités d’automatisation.